Werken bij KPI Solutions

Search
Close this search box.

De weg naar digitalisering: Van handmatige rapportages naar efficiënte datavoorziening

De gemeente Rheden

De gemeente Rheden heeft de taak om keuzes te maken voor haar inwoners, of dit nu voor het aanleggen van fietspaden is of het organiseren van de zorgvoorzieningen binnen de gemeente. Voor de afdeling Samenleving is een breed scala aan onderwerpen van belang, waaronder de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo), werk & inkomen, armoedebestrijding, volksgezondheid, duurzame mobiliteit, jeugdzorg en meer.

Logo gemeente Rheden - KPI Solutions
KPI solutions - gemeente Rheden quote 1

Managementrapportage voor de onderdelen Wmo, jeugd en financiële bestaanszekerheid

Voorheen creëerde één medeweker elke maand de managementrapportage in Excel voor drie afzonderlijke onderdelen: Wmo, jeugd en financiële bestaanszekerheid. Vervolgens werd deze rapportage handmatig verspreid onder beleidsmedewerkers, managers en andere belanghebbenden voor besprekingen en analyse. Deze werkwijze voldeed deels aan de informatiebehoefte en bracht ook kwetsbaarheden met zich mee. Het feit dat slechts één persoon verantwoordelijk was voor het opstellen van alle rapportages maakte het proces tijdsintensief en zorgt voor afhankelijkheid van de beschikbaarheid van een persoon. Bovendien waren de rapportages momentopnames, omdat ze slechts eens in de maand werden bijgewerkt. Zo groeide de behoefte aan real-time gegevens en kwam de gemeente Rheden in aanraking met KPI Solutions.

“Ik ben heel blij dat de gegevens nu veel makkelijker toegankelijk zijn, de informatie up-to-date is en wij veel sneller bij kunnen sturen. Dit bespaart beleidsmedewerkers veel tijd en zij kunnen het college en de raad veel sneller informeren wanneer er afwijkingen zijn. Power BI helpt ons allemaal om veel sneller, gemakkelijker en diepgaander ontwikkelingen in het sociale domein te duiden.”.

G. Hofstede, Wethouder gemeente Rheden

Optimalisatie van informatiebeheer in Power BI

Het project met KPI Solutions is gestart met de ontwikkeling van drie dashboards voor jeugd, Wmo en financiële bestaanszekerheid. Hiermee kan de gemeente Rheden dagelijks bijhouden hoeveel inwoners ondersteuning krijgen vanuit de Wmo, hoeveel uitkeringen er verstrekt zijn en hoeveel mensen jeugdzorg ontvangen. Bovendien kan de gemeente Rheden nu goed bijhouden hoe het er financieel voorstaat op alle drie de onderdelen. KPI Solutions heeft ook geholpen bij het creëren van aanvullende inzichten. Waar de gemeente bij financiële bestaanszekerheid voorheen alleen inzicht had op de huidige fase waarin inwoners zich bevonden, hebben ze nu ook inzicht in de fases die inwoners in het verleden hebben doorlopen. Zo heeft de gemeente een beter beeld van de doorstroom. In alle dashboards zitten ook pagina’s voor werkvoorraad, berichtenverkeer en meldingen. Hierdoor is in één oogopslag te zien wat er nog openstaat en zijn de wachtrijen beter inzichtelijk waardoor beter kan worden gestuurd.

KPI solutions - gemeente Rheden quote 2

“We kunnen in de dashboards goed onderscheid maken in informatiebehoeften, waardoor we ze kunnen gebruiken voor elke laag binnen de organisatie.”

Rianne Jansen, Projectcöordinator gemeente Rheden

De kracht van Power BI binnen de gemeente Rheden

De gemeente Rheden maakt nu al een aantal maanden gebruik van de dashboards en heeft een aantal voordelen geconstateerd. Ten eerste zijn de dashboards op elk moment toegankelijk en kunnen ze altijd naar actuele informatie kijken. Vaak werd in een managementrapportage pas opgemerkt dat bijvoorbeeld het aantal uitkeringen toeneemt. Nu kan er in Power BI makkelijk worden doorgeklikt naar onderliggende pagina’s. Dit maakt het eenvoudiger en sneller om te analyseren, en beleidsmedewerkers kunnen dit zelf op ieder moment doen.

Een tweede punt is dat Power BI zeer gebruiksvriendelijk is. Een voorbeeld hiervan is het stukje duiding dat is toegevoegd aan grafieken die wat toelichting nodig hebben. In Power BI kan dit heel eenvoudig en netjes worden verwerkt. Bovendien zijn alle filteropties van de dashboards erg prettig, het is handig om te kunnen filteren op bepaalde typen zorg of de specifieke zorgaanbieder.

De vormgeving van Power BI helpt beleidsmedewerkers bij het analyseren van de data. Zij kunnen nu de benodigde grafieken eenvoudig exporteren naar Excel of PowerPoint zodat alleen grafieken getoond worden die opvallende gegevens laten zien. In de dashboards kan goed onderscheid worden gemaakt in informatiebehoeften, waardoor ze gebruikt kunnen worden voor elke laag binnen de organisatie.

Hoe nu verder?

De samenwerking met KPI Solutions is tot nu toe goed bevallen. Tijdens de oriënterende gesprekken werd er goed doorgevraagd naar de informatiebehoefte. Er werd actief meegedacht wat resulteerde in dashboards die tijdig en juist werden aangeleverd. Het is gelukt om van dit project een succes te maken. De gemeente Rheden heeft de samenwerking met KPI solutions als prettig ervaren.

Wat brengt de toekomst?

Een business intelligence project is een iteratief proces, hetgeen dat perfect aansluit bij de agile-werkmethodiek van KPI Solutions. Als strategisch datapartner beoogt KPI Solutions door de samenwerking uit te breiden nóg completer te zijn in de datavoorziening door middel van ontsluiten van interne en externe bronnen. Daarnaast is het van belang om continue waarde toe te blijven voegen door kritisch naar de informatiebehoeften te blijven kijken binnen de organisatie en ervoor te zorgen dat de juiste personen de juiste informatie voorhanden hebben, op het juiste moment. Het ligt in de lijn van verwachting dat artificiële intelligentie een toenemend grotere rol zal gaan spelen in de dienstverlening van KPI Solutions, waardoor er ook in deze samenwerking bedrijfsprocessen verder geoptimaliseerd of geautomatiseerd zullen worden.

Liever eerst kennismaken met een van onze specialisten?

inschrijven-nieuwsbrief

ARE YOU IN?

Als eerste op de hoogte zijn van de laatste tips, tricks en nieuws rondom BI? Meld u dan gratis aan voor onze nieuwsbrief. 

Filter op categorie

Opstarten

Een van onze specialisten neemt zo spoedig mogelijk contact met je op om de de koppeling op te starten. 

Gratis proefperiode aanvragen

Een van onze specialisten neemt zo spoedig mogelijk contact met je op om de proefperiode op te starten. 

Opstarten

Een van onze specialisten neemt zo spoedig mogelijk contact met je op om de de koppeling op te starten. 

Gratis proefperiode aanvragen

Een van onze specialisten neemt zo spoedig mogelijk contact met je op om de proefperiode op te starten. 

Plan vrijblijvend een kennismaking​

Wij ondersteunen en begeleiden organisaties bij strategische besluitvorming door datagedreven te werken

Vrijblijvend

We denken vrijblijvend met je mee om te inventariseren welk vraagstuk je hebt binnen jouw organisatie.

Kies zelf een datum en tijd

Om het makkelijker te maken, kun je zelf een meeting in onze agenda plannen.

Organisatie centraal

De kennismaking wordt volledig toegespitst op jouw organisatie en vraagstuk. Zo kunnen we achterhalen welke behoefte er is.

Gratis proefperiode aanvragen

Een van onze specialisten neemt zo spoedig mogelijk contact met je op om de proefperiode op te starten.

Gratis proefperiode aanvragen

Een van onze specialisten neemt zo spoedig mogelijk contact met je op om de proefperiode op te starten. 

Start direct uw gratis proefperiode

  • Vrijblijvend proberen;
  • De proefperiode loopt automatisch af;
  • U ontvangt direct instructies voor het opstarten;
  • Begeleiding door onze BI specialisten bij het gebruik;
  • Dagelijks support beschikbaar.

Wat zijn de voordelen van datavisualisatie?

Ontdek de mogelijkheden en ga direct zelf aan de slag. Download direct uw whitepaper.

Benieuwd naar de mogelijkheden van Power BI voor uw organisatie?

Plan dan een gratis demo in met één van onze Business Intelligence specialisten. Zij nemen u in circa 30 minuten mee door onze rapportages en laten u vrijblijvend kennis maken met de mogelijkheden van Business Intelligence en Power BI in het bijzonder.

Power BI oplossingen voor Exact Online

Snel aan de slag met Power BI. Download direct uw whitepaper.