Van rapporteren in Excel en PowerPoint naar visuele rapportages in Power BI
OIDOS
OIDOS, gevestigd in Nijmegen, is de organisatie achter Buurtteams Jeugd en Gezin Nijmegen en biedt met meer dan 100 medewerkers, verdeeld over 8 wijkcentra en een staf-accommodatie, basishulp aan gezinnen, kinderen en jongeren op alle levensvlakken. Leuk feitje: OIDOS staat voor ‘opgroeien in de oudste stad’ wat een verwijzing is naar de stad waarin ze actief zijn: Nijmegen.
Rapportages in Excel en PowerPoint
OIDOS werkt voor gemeente Nijmegen. Vanuit de gemeente was aangekaart dat de voortgang van de werkzaamheden aan hen gerapporteerd moest worden. OIDOS ontwikkelde op dat moment zelf hun rapportages in Excel en PowerPoint, waarbij ze datadumps importeerden en deze probeerden te verfraaien en te visualiseren. Dit voldeed niet volledig aan de behoefte. Onder andere de termen en definities in de rapportages waren niet duidelijk en riepen meer vragen op dan dat ze antwoorden gaven en inzicht leverden. Zowel in- als extern. Er was dus een verdiepingsslag nodig.
Het maken van een verdiepingsslag in Power BI
Financieel adviseur bij OIDOS, Albert Versteeg, was zelf al enige tijd bekend met de mogelijkheden en functionaliteiten van Power BI, en dit leek hem een perfecte oplossing. Vanuit de organisatie was de wens duidelijk: nieuwe rapportages visueler insteken. Hier is Power BI natuurlijk uitermate geschikt voor. In combinatie met tijdsgebrek en de kennis om een verdiepingsslag te maken, heeft dit ervoor gezorgd dat OIDOS extern hulp heeft ingeschakeld.
Onze BI-consultant Thijs is gedurende een langere periode wekelijks aanwezig geweest op de locatie van OIDOS. Hierdoor is het gelukt om drie verschillende rapportages te ontwikkelen, op basis van data uit o.a. AFAS en WIZportaal. Eén externe rapportage en twee interne rapportages. Hierbij is de externe rapportage volledig toegespitst op de verslaglegging aan de gemeente, en zijn de twee interne rapportages specifiek gemaakt voor de teamleiders en de teams.
In deze rapportages was het belangrijk dat de trends & ontwikkelingen binnen OIDOS makkelijk te analyseren waren. Zo zijn onder andere de caseload, de instroom van het aantal nieuwe trajecten, het aantal toewijzingen, de responsetijd op trajecten en wachttijden over tijd in de rapportages gevisualiseerd. Hierdoor kunnen de trends & ontwikkelingen eenvoudig geanalyseerd worden door zowel de gemeente als de interne collega’s.
Het maken van een verdiepingsslag in Power BI
Naast de rapportage die gemaakt moest worden voor gemeente Nijmegen, zijn alle teamleiders en teams binnen OIDOS ook aan de slag gegaan met hun eigen rapportage. Om deze implementatie soepel te laten verlopen heeft OIDOS de rapportages eerst aan hun medewerkers gepresenteerd, waarna er trainingen in het gebruik volgden. Welke functionaliteiten kent Power BI, hoe gebruik ik filters en wat zie ik? Daarnaast hebben ze verschillende evaluatiemomenten gehad, en staan er nog enkele toekomstige momenten op de planning.
Albert vertelt: ‘’De teams hebben in het begin moeten wennen om met de nieuwe rapportages te werken. Nu ze er eenmaal aan gewend zijn vinden ze het leuk om ermee te werken. Inmiddels komen de teams zelfs met suggesties die in de rapportage verwerkt kunnen worden, die wij door bedrijfsblindheid niet meer zien.’’ De medewerkers van OIDOS zijn blij met de rapportages. Het helpt zowel de teamleiders bij het aansturen van de teams als de teams zelf om inzicht te krijgen in de prestaties van hun eigen team, en dat van andere teams waaruit ze lering kunnen trekken.
''Het eindresultaat is eigenlijk beter dan verwacht. Inhoudelijk beter en meer dan van tevoren verwacht''.
Daniël van Raaij
Business Developer
Klaar om ook met BI aan de slag te gaan?
Neem dan vrijblijvend contact op met Daniël, of een van onze andere specialisten, om de mogelijkheden van Business Intelligence voor jouw organisatie te bespreken. Of plan direct een vrijblijvende kennismaking in.
