Klantcase: Gemeente Rheden
De weg naar digitalisering: Van handmatige rapportages naar efficiënte datavoorziening
De gemeente Rheden heeft de taak om keuzes te maken voor haar inwoners, of dit nu voor het aanleggen van fietspaden is of het organiseren van de zorgvoorzieningen binnen de gemeente. Voor de afdeling Samenleving is een breed scala aan onderwerpen van belang, waaronder de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo), werk & inkomen, armoedebestrijding, volksgezondheid, duurzame mobiliteit, jeugdzorg en meer.
Voorheen creëerde één medeweker elke maand de managementrapportage in Excel voor drie afzonderlijke onderdelen: Wmo, jeugd en financiële bestaanszekerheid. Vervolgens werd deze rapportage handmatig verspreid onder beleidsmedewerkers, managers en andere belanghebbenden voor besprekingen en analyse. Deze werkwijze voldeed deels aan de informatiebehoefte en bracht ook kwetsbaarheden met zich mee. Het feit dat slechts één persoon verantwoordelijk was voor het opstellen van alle rapportages maakte het proces tijdsintensief en zorgt voor afhankelijkheid van de beschikbaarheid van een persoon. Bovendien waren de rapportages momentopnames, omdat ze slechts eens in de maand werden bijgewerkt. Zo groeide de behoefte aan real-time gegevens en kwam de gemeente Rheden in aanraking met KPI Solutions.
Het project met KPI Solutions is gestart met de ontwikkeling van drie dashboards voor jeugd, Wmo en financiële bestaanszekerheid. Hiermee kan de gemeente Rheden dagelijks bijhouden hoeveel inwoners ondersteuning krijgen vanuit de Wmo, hoeveel uitkeringen er verstrekt zijn en hoeveel mensen jeugdzorg ontvangen. Bovendien kan de gemeente Rheden nu goed bijhouden hoe het er financieel voorstaat op alle drie de onderdelen. KPI Solutions heeft ook geholpen bij het creëren van aanvullende inzichten. Waar de gemeente bij financiële bestaanszekerheid voorheen alleen inzicht had op de huidige fase waarin inwoners zich bevonden, hebben ze nu ook inzicht in de fases die inwoners in het verleden hebben doorlopen. Zo heeft de gemeente een beter beeld van de doorstroom. In alle dashboards zitten ook pagina’s voor werkvoorraad, berichtenverkeer en meldingen. Hierdoor is in één oogopslag te zien wat er nog openstaat en zijn de wachtrijen beter inzichtelijk waardoor beter kan worden gestuurd.
De gemeente Rheden maakt nu al een aantal maanden gebruik van de dashboards en heeft een aantal voordelen geconstateerd. Ten eerste zijn de dashboards op elk moment toegankelijk en kunnen ze altijd naar actuele informatie kijken. Vaak werd in een managementrapportage pas opgemerkt dat bijvoorbeeld het aantal uitkeringen toeneemt. Nu kan er in Power BI makkelijk worden doorgeklikt naar onderliggende pagina’s. Dit maakt het eenvoudiger en sneller om te analyseren, en beleidsmedewerkers kunnen dit zelf op ieder moment doen.
Een tweede punt is dat Power BI zeer gebruiksvriendelijk is. Een voorbeeld hiervan is het stukje duiding dat is toegevoegd aan grafieken die wat toelichting nodig hebben. In Power BI kan dit heel eenvoudig en netjes worden verwerkt. Bovendien zijn alle filteropties van de dashboards erg prettig, het is handig om te kunnen filteren op bepaalde typen zorg of de specifieke zorgaanbieder.
De vormgeving van Power BI helpt beleidsmedewerkers bij het analyseren van de data. Zij kunnen nu de benodigde grafieken eenvoudig exporteren naar Excel of PowerPoint zodat alleen grafieken getoond worden die opvallende gegevens laten zien. In de dashboards kan goed onderscheid worden gemaakt in informatiebehoeften, waardoor ze gebruikt kunnen worden voor elke laag binnen de organisatie.
De samenwerking met KPI Solutions is tot nu toe goed bevallen. Tijdens de oriënterende gesprekken werd er goed doorgevraagd naar de informatiebehoefte. Er werd actief meegedacht wat resulteerde in dashboards die tijdig en juist werden aangeleverd. Het is gelukt om van dit project een succes te maken. De gemeente Rheden heeft de samenwerking met KPI solutions als prettig ervaren.
Jouw data is veilig bij ons. Dankzij onze ISO 27001-certificering is bewezen dat we informatiebeveiliging structureel en aantoonbaar waarborgen.
Met 25+ jaar ervaring in Business Intelligence transformeren wij data naar bruikbare inzichten en bouwen we samen aan jouw datagedreven toekomst.
Met kantoren in Nijmegen en Utrecht bedienen we klanten flexibel en snel door het hele land.
Ons team van 50+ Power BI experts biedt gerichte oplossingen dankzij diepgaande branchekennis.
Via onze Power BI API koppelingen maken we meer dan 300 integraties mogelijk, zodat jouw software naadloos aansluit op Power BI voor op maat gemaakte rapportages.
Wij leveren op maat gemaakte Power BI dashboards voor sectoren zoals finance, sales, productie en HR, afgestemd op jouw unieke behoeften.
KPI Solutions biedt op maat gemaakte BI-oplossingen die specifiek afgestemd zijn op de behoeften van organisaties. Dit betekent dat de dashboards en rapportages met tools zoals Power BI volledig gepersonaliseerd kunnen worden voor verschillende afdelingen, zoals finance, sales, HR, en productie
