De afgelopen 2 jaar hebben we gezien dat datagedreven werken een enorme vlucht heeft genomen. Niet alleen door de impact van COVID-19, maar ook doordat organisaties tegenwoordig steeds meer data verzamelen. Om iets met deze data te kunnen doen, is het verstandig om data om te zetten naar waardevolle inzichten, zodat er beslissingen genomen kunnen worden op basis van actuele cijfers. Maar op welke KPI’s kunt u dan het beste sturen?
In dit blog vertellen wij u enkele tips voor het opstellen van goede KPI’s. Zo kunt u 2022 met vertrouwen tegemoet gaan!
Even opfrissen: Wat zijn KPI's?
KPI’s worden ook wel kritieke prestatie indicatoren genoemd. Of, zoals de Engelse term luidt, Key Performance Indicators. Simpel gezegd zijn KPI’s ervoor bedoeld om de prestaties van uw organisatie te monitoren, te analyseren en om op te sturen.
Hoe worden KPI's gebruikt?
KPI’s worden binnen organisaties gedefinieerd om zo de voortgang naar een doel (target) te visualiseren. Door het opstellen van KPI’s, en vervolgens het visualiseren van deze, kunt u in één oogopslag zien hoe het met de voortgang gaat. Kunt u nu direct zien hoe het met uw organisatie gaat?
Waarom gebruik maken van KPI's?
KPI’s zorgen er dus voor dat de voortang naar een doel meetbaar en inzichtelijk wordt. KPI’s staan binnen elk succesvol bedrijf centraal en zorgen voor een betere samenwerking tussen teams. Misschien wel de belangrijkste functie van KPI’s is dat ze fungeren als een ‘waarschuwingssysteem’. Doordat u op ieder moment van de dag de voortgang kunt bekijken, kunt u vroegtijdig bijsturen indien een doel niet behaald dreigt te worden.
Do’s en don’ts bij het opstellen van KPI’s
Het opstellen van KPI’s klinkt eenvoudig, maar toch zijn er veel organisaties die hiermee de mist in gaan (of juist helemaal geen KPI’s opstellen). Organisaties stellen vaak te veel en/of verkeerdere KPI’s op. Hierdoor wordt het onmogelijk om grip te houden op de prestaties, doordat het overzicht alsnog verdwijnt. Zonde van alle inspanningen. Het formuleren van KPI’s is dus een zorgvuldige taak.
Om u houvast te geven bij het opstellen van KPI’s, hebben we enkele do’s en don’ts geformuleerd.
Do’s bij het opstellen van KPI’s
1. Formuleer KPI’s altijd SMART
U heeft hem vast en zeker tijdens uw studie of carrière voorbij zien komen: SMART doelstellingen, en dus SMART KPI’s! Dit is een term die blijft terugkomen, en niet zonder reden. SMART geformuleerde KPI’s werken in de praktijk nou eenmaal beter. Een KPI SMART maken betekent dat u deze specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden maakt.
2. Gebruik historische cijfers
Historische cijfers zijn een belangrijke indicator bij het opstellen van KPI’s. Deze cijfers geven namelijk, indien de data betrouwbaar is, een goed beeld van de prestaties en resultaten tot nu toe. Een gemiddelde van deze data kan perfect gebruikt worden als richtpunt om KPI’s op te stellen.
3. Blijf actief bezig & stel bij waar nodig
KPI’s dienen geregeld getoetst te worden (bijvoorbeeld een keer per maand) om te bepalen of ze nog actueel en relevant zijn. Wanneer uw focus namelijk verandert, of er (nieuwe) campagnes gestart worden, is het goed om actief bezig te blijven met de KPI’s en deze te toetsen aan bijvoorbeeld de haalbaarheid.
4. Verwerk de KPI’s in een actiegericht dashboard
Hoe kunt u de KPI’s beter monitoren dan op ieder moment van de dag de voortang van uw KPI’s te kunnen zien? Door dagelijks naar deze overzichten te kunnen kijken, krijgt u beter inzicht in de voortang van de prestaties van uw afdelingen, waardoor tijdig bijgestuurd kan worden indien een KPI niet gehaald dreigt te worden.
Nog geen KPI Dashboard? Bekijk hier onze kant-en-klare Power BI templates om direct inzicht te krijgen in uw data.
Don'ts bij het opstellen van KPI’s
1. Te veel KPI’s opstellen
Een van de meest voorkomende valkuilen is om té veel KPI’s op te stellen. Door teveel KPI’s op te stellen is de kans groter om het overzicht te verliezen, wat natuurlijk averechts werkt. Stel per afdeling een maximum van een aantal KPI’s samen, bijvoorbeeld een maximum van 5.
2. Gebruik geen leading indicators als KPI
Het is belangrijk dat er KPI’s worden gebruikt die bestuurbaar zijn. We zien het maar al te vaak dat afdelingen worden afgerekend op onbestuurbare KPI’s, waar de organisatie geen invloed op heeft. Deze KPI’s kunnen dan beter gebruikt worden als voorspellende waarde (leading indicator) in plaats van KPI. Let hier bij het opstellen van KPI’s dus goed op.
Hulp nodig bij het opstellen van KPI’s of het ontwikkelen van een KPI dashboard? Onze BI-specialisten staan voor u klaar. Plan vrijblijvend een kennismaking in om de mogelijkheden te bespreken.
Over KPI Solutions
Bedrijven op voorsprong brengen door het toepassen van slimme (Microsoft)technologie. Ons doel is om data te transformeren naar bruikbare informatie die de gehele organisatie kan gebruiken en verder kan helpen
Recente posts
Volg ons
Whitepapers
Blogger
Mabel van Altena. Werkzaam als Marketeer binnen KPI Solutions.
Altijd op de hoogte blijven van het laatste nieuws omtrent Business Intelligence?
Meld u dan gratis aan voor onze nieuwsbrief!
