De afgelopen 3 jaar hebben we gezien dat datagedreven werken een enorme vlucht heeft genomen. Niet alleen door de impact van COVID-19, maar ook doordat organisaties tegenwoordig steeds meer data verzamelen. Om iets met deze data te kunnen doen, is het verstandig om data om te zetten naar waardevolle inzichten, zodat er beslissingen genomen kunnen worden op basis van actuele cijfers. Maar op welke KPI’s kun je dan het beste sturen?
In dit blog vertellen wij je enkele tips voor het opstellen van goede KPI’s. Zo kun je 2023 met vertrouwen tegemoet gaan!
Even opfrissen: Wat zijn KPI's?
KPI’s worden ook wel kritieke prestatie indicatoren genoemd. Of, zoals de Engelse term luidt, Key Performance Indicators. Simpel gezegd zijn KPI’s bedoeld om de prestaties van jouw organisatie te monitoren, te analyseren en om op te sturen.
Hoe worden KPI's gebruikt?
KPI’s worden binnen organisaties gedefinieerd om zo de voortgang naar een doel (target) te meten. Door het opstellen van KPI’s, en vervolgens het visualiseren van deze, kun je in één oogopslag zien hoe het met de voortgang gaat.
Waarom gebruik maken van KPI's?
KPI’s zorgen er dus voor dat de voortang naar een doel meetbaar en inzichtelijk wordt. KPI’s zouden binnen elk bedrijf centraal moeten staan. Misschien wel de belangrijkste functie van KPI’s is dat ze fungeren als een ‘waarschuwingssysteem’. Doordat je op ieder moment van de dag de voortgang kunt bekijken, kun je vroegtijdig bijsturen als een doel niet behaald dreigt te worden.
Kortom; KPI’s kunnen dus gebruikt worden als waarschuwingssyteem en als meetsysteem om de voortang naar een doel te meten.
Do’s en don’ts bij het opstellen van KPI’s
Het opstellen van KPI’s klinkt eenvoudig, maar toch zijn er veel organisaties die hiermee de mist in gaan (of juist helemaal geen KPI’s opstellen). Organisaties stellen vaak te veel en/of verkeerdere KPI’s op. Hierdoor wordt het onmogelijk om grip te houden en de voortang te meten, doordat het overzicht verdwijnt. Zonde van alle inspanningen. Het formuleren van KPI’s is een zorgvuldige taak.
Om je houvast te geven bij het opstellen van KPI’s, hebben we enkele do’s en don’ts op een rijtje gezet.
Do’s bij het opstellen van KPI’s
1. Formuleer KPI’s altijd SMART
Je hebt hem vast en zeker tijdens je studie of carrière voorbij zien komen: SMART doelstellingen, en dus SMART KPI’s! Dit is een term die blijft terugkomen, en niet zonder reden. SMART geformuleerde KPI’s werken in de praktijk nou eenmaal beter. Een KPI SMART maken betekent dat je deze specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdsgebonden maakt.
2. Gebruik historische cijfers
Historische cijfers zijn een belangrijke indicator bij het opstellen van KPI’s. Deze cijfers geven namelijk, wanneer de data betrouwbaar is, een goed beeld van de prestaties en resultaten tot nu toe. Een gemiddelde van deze data kan perfect gebruikt worden als richtpunt om KPI’s op te stellen.
3. Blijf actief bezig & stel bij waar nodig
KPI’s dienen geregeld getoetst te worden (bijvoorbeeld eens per maand) om te bepalen of ze nog actueel en relevant zijn. Wanneer jouw focus namelijk verandert, of er (nieuwe) campagnes gestart worden, is het goed om actief bezig te blijven met de KPI’s en deze te toetsen aan bijvoorbeeld de haalbaarheid.
4. Verwerk de KPI’s in een actiegericht dashboard
Hoe kun je de KPI’s beter monitoren dan op ieder moment van de dag de voortang van jouw KPI’s te kunnen zien? Door dagelijks naar deze overzichten te kunnen kijken, krijg je beter inzicht in de voortang van de prestaties van jouw afdelingen, waardoor tijdig bijgestuurd kan worden als een KPI niet gehaald dreigt te worden.
Nog geen KPI Dashboard? Bekijk hier onze kant-en-klare Power BI templates om direct inzicht te krijgen in jouw data.
Don'ts bij het opstellen van KPI’s
1. Te veel KPI’s opstellen
Een van de meest voorkomende valkuilen is het opstellen van té veel KPI’s. Door teveel KPI’s op te stellen is de kans groter om het overzicht te verliezen, wat natuurlijk averechts werkt. Stel per afdeling een maximum van een aantal KPI’s samen, bijvoorbeeld een maximum van 5.
2. Gebruik geen leading indicators als KPI
Het is belangrijk dat er KPI’s worden gebruikt die bestuurbaar zijn. We zien het maar al te vaak dat afdelingen worden afgerekend op onbestuurbare KPI’s, waar de organisatie geen invloed op heeft. Deze KPI’s kunnen dan beter gebruikt worden als voorspellende waarde (leading indicator) in plaats van KPI. Let hier bij het opstellen van KPI’s goed op.
Hulp nodig bij het opstellen van KPI’s of het ontwikkelen van een KPI dashboard? Onze BI-specialisten staan voor je klaar. Plan vrijblijvend een kennismaking in om de mogelijkheden te bespreken.
Over KPI Solutions
Bedrijven op voorsprong brengen door het toepassen van slimme (Microsoft)technologie. Ons doel is om data te transformeren naar bruikbare informatie die de gehele organisatie kan gebruiken en verder kan helpen
Recente posts
Volg ons
Whitepapers
Altijd op de hoogte blijven van het laatste Business Intelligence nieuws?
Meld je aan voor onze nieuwsbrief.
