Wie aan financials denkt, denkt aan het gebruik van Excel. Het is vaak de taak van de financial om maandelijks de cijfers te presenteren. Om deze cijfers te kunnen presenteren, gaan er vaak veel handelingen aan vooraf. De juiste data dient verzamelt en gebundeld te worden, en vervolgens omgezet te worden naar heldere, relevante en begrijpelijke rapportages. Dé reporting issue van iedere financial. Op het moment dat de rapportage namelijk staat, is de data alweer verouderd. Met Power BI kunnen deze rapportages geautomatiseerd worden, zodat de rapportage op ieder moment van de dag voorzien is van de meest actuele data. Maar hoe werkt dit precies?
Wat is Microsoft Power BI?
Zoals de titel al doet vermoeden is Power BI onderdeel van Microsoft. Microsoft heeft Power BI in 2014 op de markt gebracht met als doel om Business Intelligence voor de eindgebruiker beschikbaar te maken. Power BI maakt het mogelijk om (meerdere) databronnen vanuit een organisatie te koppelen, en deze data inzichtelijk te maken middels interactieve en visueel aantrekkelijke rapportages. Deze rapportages geven een 360-graden beeld van de belangrijkste KPI’s (key performance indicators) binnen jouw organisatie. Doordat Power BI 24/7 actueel is, en via ieder device bekeken kan worden, geeft dit organisaties de mogelijkheid om datagedreven te werken.
Wat is het verschil tussen Microsoft Power BI en Excel?
Power BI en Excel, beide mooie tools uit de hoge hoed van Microsoft en niet meer weg te denken uit onze dagelijkse bedrijfsvoering. We kennen Excel natuurlijk om berekeningen te maken door middel van formules of bijvoorbeeld om draaitabellen en grafieken te maken. Power BI kennen we van de prachtige en interactieve rapportages. Beide tools bieden de mogelijkheid om te rapporteren. Maar wat zijn nu de grootste verschillen op analyse- en rapportagevlak?
Rapporteren in Excel is best een uitdagend, en vooral tijdrovend klusje. Wanneer je wilt rapporteren in Excel dien je de data vanuit de gewenste databronnen handmatig, via de exportfunctionaliteiten van de bron, te exporteren naar Excel. Aangezien dit vaak exports van meerdere bronnen zijn, zien deze exports er stuk voor stuk anders uit. Data dient onderling gekoppeld te worden, formules moeten toegepast worden en data dient gevisualiseerd te worden door de inzet van bijvoorbeeld draaitabellen en grafieken. Wanneer de rapportage klaar is, wordt deze vaak in PDF of per PowerPoint verstuurd naar de collega’s die deze in mogen zien. Rapporteren in Excel is dus een enorm tijdrovend en arbeidsintensief proces. Daarbij komt ook nog dat de rapportage niet meer actueel is, wanneer deze verzonden wordt. De data is dan namelijk al verouderd.
Rapporteren in Power BI is een stuk gebruiksvriendelijker. In tegenstelling tot Excel kunnen veel stappen in Power BI geautomatiseerd worden. Power BI kan namelijk automatisch en meerdere keren per dag, data vanuit verschillende bronnen of administraties inladen. Hierdoor kunnen administraties ook eenvoudig worden geconsolideerd.
Wanneer de data ingeladen is in Power BI, dienen er relaties gelegd te worden tussen de data en kunnen er formules geschreven worden, waarna de data gevisualiseerd kan worden. Eenmaal gevisualiseerd kan de rapportage gepubliceerd worden naar de online omgeving van Power BI, waar deze gedeeld kan worden met collega’s of vanuit daar bijvoorbeeld geïntegreerd wordt in een Teams-kanaal. De rapportage ververst automatisch meerdere keren per dag, waardoor de rapportage op ieder moment van de dag over de meest actuele data beschikt. Hierdoor kijkt iedereen altijd naar dezelfde cijfers én gaat er nog maar zo’n 10% van de tijd naar rapporteren en 90% naar analyseren.
Toen Excel in 1985 op de markt kwam was het dé tool voor rapporteren. Met de komst van Power BI zien we dat steeds meer organisaties overstappen op Power BI. Niet alleen vanwege tijdsbesparing en het gemak welke Power BI met zich mee brengt. Maar ook door middel van de vele mogelijkheden die Power BI ons te bieden heeft. Zo kent Power BI geen limieten zoals Excel deze op bijvoorbeeld 1 miljoen regels heeft staan, kunnen we automatisch meerdere databronnen koppelen om nieuwe inzichten te creëren, kunnen administraties eenvoudig geconsolideerd worden, rapportages gemakkelijk gedeeld worden met collega’s en is Power BI enorm gebruiksvriendelijk. Kortom; voor de moderne financial is Power BI dé tool voor het maken van rapportages en presenteren en delen van data.
Hoe kan ik starten met Microsoft Power BI?
Er zijn verschillende mogelijkheden om te starten met Microsoft Power BI. Voor het gemak hebben we ze hieronder op een rijtje gezet:
Je kunt ervoor kiezen om zelf aan de slag te gaan met Power BI Desktop. Hierin kun je jouw databronnen koppelen en rapportages ontwikkelen op basis van jouw data. Om de data te koppelen kun je gebruik maken van zogenoemde Power BI connectoren.
Wanneer je onvoldoende kennis of tijd heeft, kun je ervoor kiezen om te werken met Power BI templates. Dit zijn kant-en-klare Power BI rapportages die gekoppeld kunnen worden met jouw databron(nen). Hierdoor kun je direct aan de slag met het analyseren van jouw data. Je kunt ervoor kiezen om het template te gebruiken zoals deze is, of om dit als basis te gebruiken om hierop verder te bouwen.
Indien de Power BI templates niet voldoen aan jouw wensen kun je u ervoor kiezen om maatwerk Power BI rapportages te ontwikkelen. Deze worden volledig ontworpen op basis van jouw databron(nen) en de wensen en KPI’s vanuit de afdelingen binnen jouw organisatie.
Door de vele connectoren en templates kan er laagdrempelig gestart worden met Power BI, om de mogelijkheden te ervaren. Benieuwd naar de mogelijkheden van Microsoft Power BI voor jouw organisatie? Plan vrijblijvend een kennismaking in met een van onze BI Professionals, en ontdek de mogelijkheden voor jouw organisatie.
Bedrijven op voorsprong brengen door het toepassen van slimme (Microsoft)technologie. Ons doel is om data te transformeren naar bruikbare informatie die de gehele organisatie kan gebruiken en verder kan helpen
Meld je aan voor onze nieuwsbrief.
