Je krijgt elke week van een leverancier een mail met daarin een Excel bestand dat de huidig beschikbare voorraad van een aantal producten bevat. Dit bestand stuur je telkens door naar collega’s en zet je tevens op SharePoint. Vervolgens kijk je handmatig naar een selectie aan producten en controleert of de voorraad van de leverancier binnen een bepaald bereik valt. Als dit zo is, dan stuur je een mail naar een collega met de vraag of de betreffende producten bijbesteld moeten worden.

Dit hele proces kan geautomatiseerd worden zonder dat jouw tussenkomst nog nodig is. Dit proces zou als volgt geautomatiseerd kunnen worden:

Trigger: de automatisering begint op het moment dat er in uw inbox een mail binnenkomt van de betreffende leverancier.

1. 1. De mail wordt automatisch doorgestuurd naar een aantal van jouw collega’s
   2. Het Excel bestand uit de bijlage wordt gekopieerd en automatisch op de door jouw gewenste SharePoint locatie gezet.
   3. Met in acht neming van jouw selectie aan producten wordt het Excel bestand uitgelezen en de huidige voorraadwaarden worden geëxtraheerd.
   4. Er vindt een controle plaats op de voorraad waarden t.o.v. het door u gespecificeerde bereik. Indien de waarden binnen (of buiten) het bereik vallen, vindt actie 5 plaats:
   5. Er wordt een mail gestuurd naar jouw collega, met daarin de notificatie dat de voorraad waarde(n) van jouw product(en) binnen (of buiten) het gestelde bereik vallen. Deze mail kan ook het originele Excel bestand bevatten en/of een link naar het bestand op SharePoint, zodat jouw collega volledig op de hoogte is.

Je hebt bedrijfsdata in een software/ERP pakket staan. Dit betekent eigenlijk altijd dat de data ook gestructureerd in een achterliggende database staat (dan wel door jezelf of een andere partij in beheer, dan wel bij ons). Dagelijks controleer je of er orders binnenkomen met een waarde van meer dan X van klanten waarvan je dit niet gewend bent. Dit doe je d.m.v. het doorlopen van een lijst met orders. Dit proces zou als volgt geautomatiseerd kunnen worden:

Trigger: de automatisering wordt geactiveerd op het moment dat er in de database een nieuwe order binnenkomt waarbij de waarde hoger is dan X.

1. 1. Voor deze order wordt uit de database bijbehorende informatie gehaald die je helpt bij het beoordelen van deze order. Deze informatie wordt in een Excel bestand gezet.
   2. Er wordt een mail naar jou gestuurd waarin je een notificatie ontvangt dat er een order binnen is gekomen waar je naar moet kijken. In de mail zie je meteen om welke order het gaat en wat de bijbehorende informatie is.

Jouw bedrijf gebruikt twee verschillende software systemen om bedrijfsdata te beheren, bijvoorbeeld een CRM (Customer Relationship Management) en een boekhoudpakket. In beide systemen staan alle klanten van jouw bedrijf, waardoor een nieuwe klant altijd op twee verschillende plekken aangemaakt moet worden. In de praktijk maak je telkens eerst een nieuwe klant aan in het CRM en als deze klant in het CRM een bepaalde status krijgt, dan wordt deze ook handmatig aan het boekhoudpakket toegevoegd. In het boekhoudpakket wordt er automatisch een nieuw klantnummer gegeneerd en dit klantnummer wordt in het CRM vervolgens gebruikt als het definitieve klantnummer. Dit proces zou als volgt geautomatiseerd kunnen worden.

Trigger: de status van een bestaande klant in het CRM veranderd naar status X

1. 1. De klant gegevens van deze specifieke klant worden uitgelezen uit het CRM
   2. De klant gegevens uit het CRM worden gebruikt om in het boekhoudpakket automatisch een nieuwe klant aan te maken
   3. Het door het boekhoudpakket aangemaakte klantnummer wordt teruggestuurd naar het CRM, zodat in het CRM gebruik gemaakt gaat worden van hetzelfde klantnummer.

Jouw bedrijf gebruikt een Power BI rapportage om de KPI’s van het bedrijf te visualiseren en om de toekomstige opdrachten weer te geven. Wekelijks stuur je  een groep collega’s hier een beknopte samenvatting van via Microsoft Teams om ze te activeren de gegevens te analyseren en zelf in de rapportage te kijken. Dit proces zou als volgt geautomatiseerd kunnen worden:

Trigger: de automatisering wordt wekelijks, bijvoorbeeld elke vrijdag om 17:00, gestart.

1. 1. De KPI’s van de afgelopen werkweek worden uit de rapportage opgehaald
   2. De opdrachten van de aankomende werkweek worden uit de rapportage gehaald
   3. Er wordt een screenshot van een rapportage pagina gemaakt
   4. De KPI’s, toekomstige opdrachten en het screenshot worden in een template bericht ingevuld en dit bericht wordt automatisch in het door jou gewenste kanaal in Microsoft Teams geplaatst.

Door specifieke gegevens tussen verschillende pakketten te laten synchroniseren, oftewel integreren,  kunnen dit soort problemen voorkomen worden. Bij deze synchronisaties kunnen gegevens automatisch worden overgebracht van het ene pakket naar het andere pakket. Ook is het mogelijk om informatie uit beide pakketten met elkaar te combineren. Op die manier kan bijvoorbeeld een groot deel van de repetitieve taken van medewerkers weggenomen worden. Hierdoor wordt de productiviteit verhoogd en kunnen medewerkers zich richten op andere taken.

Lees hier meer over het integreren van softwarepakketten