Rapporteren in Power BI: 5 stappen die u leiden naar de perfecte Power BI rapportage

Misschien staat u op het punt om te beginnen met Microsoft Power BI, of heeft u reeds een begin gemaakt in Power BI Desktop. De kans is in beide gevallen groot dat u tegen uitdagingen aan gaat lopen. Of u nu een financiële-, verkoop- of projectrapportage gaat ontwikkelen: vragen komen er altijd.

In dit blog nemen wij u mee in de wondere wereld van Microsoft Power BI. We vertellen u graag welke stappen u het beste kunt nemen, én geven u daarnaast tips om uw data als een pro te visualiseren. 

Snelle navigatie

1. Koppelen van uw databron(nen)

Een Power BI rapportage ontwikkelen begint met het koppelen van uw databron(nen). Want zonder data kunt u geen rapportage ontwikkelen. Het maken van een rapportage valt of staat met de juiste koppeling, zodat u alle gewenste data vanuit uw databron(nen) kunt gebruiken voor het maken van een rapportage. 

In Power BI kunnen verschillende databronnen gebruikt worden voor het ontwikkelen van rapportages, waaronder Excel, cloud based systemen of databases. We lichten ze hieronder toe:

1. Databestanden: hierbij kunt u denken aan Excel bestanden, .csv of een .xml bestand. Databestanden zijn veelal exports uit bronsystemen welke de organisatie gebruikt.

2. Google Analytics, HubSpot en Facebook Ads zijn voorbeelden van Cloud Based systemen. Deze systemen staan niet lokaal op onze computer, maar draaien in de cloud. 

3. Als laatste kan het datawarehouse van de organisatie, of een enkele database, gebruikt worden voor het ontwikkelen van rapportages. Zowel on-premise als in de cloud.

datawarehouse-business-intelligence-powerbi-2

2. Ontwikkelen van het datamodel

Afhankelijk van de databron, dient de data vooraf aan het ontwikkelen van het datamodel gemodelleerd te worden. Tijdens het modelleren wordt de data als het ware gestructureerd middels de zogenoemde Query Editor in Power BI, zodat de data door Power BI goed ‘gelezen’ kan worden. In uw bronsystemen wordt de data niet gebruikt voor rapportagedoeleinden, waardoor deze anders opgeslagen wordt. 

Nadat de data klaar is voor gebruik, kan er gestart worden met het ontwikkelen van het datamodel. Bij het ontwikkelen van het datamodel gaan we aan de slag met het ‘leggen van relaties’ tussen verschillende tabellen. Door het leggen van deze relaties, ontstaan er interactieve relaties tussen verschillende data, waardoor de data onderling kan communiceren en samen gevisualiseerd kan worden in de rapportage. 

Relaties zijn van belang om tussen de verschillende tabellen nauwkeurige resultaten te berekenen en de juiste gegevens in uw rapporten weer te geven.

 

microsoft-power-bi-desktop-of-power-bi-online

3. Berekeningen maken (met DAX)

Om uw Power BI rapportage te verrijken en inzichten te weergeven die niet zomaar kant-en-klaar uit uw data komen, is het noodzakelijk om deze nieuwe inzichten zelf te creëren. Dit kan doormiddel van DAX. DAX is de ‘taal’ die gebruikt wordt binnen Power BI, en kan gezien worden als een verzameling van diverse functionaliteiten die kunnen worden gebruikt in bijvoorbeeld formules of uitdrukkingen om waarden te berekenen. Neem als voorbeeld het aantal bezoekers op de website. Deze kun je in Power BI per maand weergeven. Echter zegt dat niet veel wanneer je deze niet tegen de vorige maanden af zet. Middels DAX kun je dan bijvoorbeeld het procentuele verschil van de ene maand ten opzichte van de andere maand berekenen en weergeven. Zo krijgt de data veel meer actionable insights.

 

We hebben enkele veelgebruikte DAX formules en andere handigheden voor u op een rijtje gezet. Benieuwd? Download dan gratis ons whitepaper.

4. Data visualiseren

Een goede rapportage is voor het grootste deel afhankelijk van datavisualisatie. Het is een kunst om data zo te weergeven, dat het in één oogopslag geanalyseerd kan worden. We geven u graag 5 tips bij het visualiseren van uw data.

1. Het doel – Voordat er begonnen wordt met visualiseren is het belangrijk om na te gaan wat het doel is. Wat wilt u inzichtelijk maken met deze visual? Data hoort te leiden tot inzicht en aansluitend te triggeren tot actie. Ga dus aan de slag met een plan. 

2. Verdieping – Wanneer visualisaties in hoofdlijnen ontworpen zijn, is het van belang om onderliggende ‘lagen’ aan te brengen. Dit kan bijvoorbeeld middels de drillthrough en drilldown functionaliteit. Dit geeft gebruikers de mogelijkheid om dieper in de data te duiken.

3. Het gebruik van kleuren – Naast dat kleuren in een Power BI rapportage vaak worden toegepast om de rapportage wat levendiger en minder saai te maken, kunnen kleuren ook gebruikt worden om bepaalde inzichten te benadrukken. Zo zien we dat rood vaak gebruikt wordt om negatievere cijfers te benadrukken, en groen om positieve cijfers te benadrukken. 

4. Minimalisme – Gezien het feit dat Power BI vele gave visualisatiemogelijkheden kent, is het de kunst om het enthousiasme niet de overhand te laten nemen. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de pagina’s niet vol staan met visuals, maar dat de focus behouden blijft en de pagina’s in de rapportage er ‘clean’ uitzien. Hierdoor creëert u rust, waardoor de data beter geanalyseerd kan worden. 

5. Consistentie – Om ervoor te zorgen dat de volledige rapportage één look and feel heeft, is het van belang om de consistentie tijdens het ontwikkelen van de rapportage te waarborgen. Dit voorkomt tijdens het analyseren afleiding, en zorgt voor rust in de rapportage waardoor focus behouden blijft. 

Wilt u liever live hand-on tips ontvangen van onze UI designer? Neem dan gratis deel aan onze datavisualisatie webinar op 29 september.

5. Rapportage gebruiken en delen met collega's

Nadat uw Power BI rapportage gereed is, wilt u deze natuurlijk delen met uw collega’s zodat zij ook de data kunnen analyseren. U kunt uw rapportages eenvoudig met hen delen van Power BI Service, het online platform van Power BI. Echter heeft u hier wel een Power BI Pro licentie nodig. 

Nadat u uw rapportage in Power BI Desktop gereed hebt, kunt u deze publiceren naar Power BI Service. Vanuit hier kunt u de rapportage delen met de gewenste collega’s, of bijvoorbeeld embedden in Microsoft Teams. 

Hulp nodig bij het ontwikkelen van uw Power BI rapportages? Neem vrijblijvend contact met ons op, of maak gebruik van onze kant-en-klare Power BI rapportages.

Over KPI Solutions

Bedrijven op voorsprong brengen door het toepassen van slimme (Microsoft)technologie. Ons doel is om data te transformeren naar bruikbare informatie die de gehele organisatie kan gebruiken en verder kan helpen

Recente blogs
Volg ons
Blogger

Mabel van Altena. Werkzaam als Marketeer binnen KPI Solutions.

marketeer-kpisolutions

Altijd op de hoogte blijven van het laatste nieuws omtrent Business Intelligence?

Meld u dan gratis aan voor onze nieuwsbrief!

Bij het invullen en versturen van dit formulier gaat u akkoord met de privacyverklaring van KPI Solutions. 

Download

Power BI Guide - 5 stappen naar de perfecte Power BI rapportage

  • Het koppelen van verschillende databronnen;
  • Ontwikkelen van een datamodel;
  • Berekeningen maken met DAX + enkele populaire DAX formules;
  • Tips bij het visualiseren van data;
  • Het gebruik van de rapportage & delen met collega’s.
inschrijven-nieuwsbrief

ARE YOU IN?

Als eerste op de hoogte zijn van de laatste tips, tricks en nieuws rondom BI? Meld u dan gratis aan voor onze nieuwsbrief. 

Bent u werkzaam als Financial Controller?

Neem dan gratis deel aan onze 'Controllers in control' training

Start direct uw gratis proefperiode

  • 60 dagen vrijblijvend proberen;
  • De proefperiode loopt automatisch af;
  • U ontvangt direct instructies voor het opstarten;
  • Begeleiding door onze BI specialisten bij het gebruik;
  • Dagelijks support beschikbaar.

Meer informatie over Power Apps?

  • Neem dan vrijblijvend contact op met één van onze Power Apps specialisten. Zij vertellen u graag alle mogelijkheden van Power Apps.

Uw medewerkers veilig naar kantoor? Maak GRATIS gebruik van onze werkplek reserveringsapp.

Wat zijn de voordelen van datavisualisatie?

Ontdek de mogelijkheden en ga direct zelf aan de slag. Download direct uw whitepaper.

Benieuwd naar de mogelijkheden van Power BI voor uw organisatie?

Plan dan een gratis demo in met één van onze Business Intelligence specialisten. Zij nemen u in circa 30 minuten mee door onze rapportages en laten u vrijblijvend kennis maken met de mogelijkheden van Business Intelligence en Power BI in het bijzonder.