Misschien sta je op het punt om te beginnen met Microsoft Power BI, of heb je reeds een begin gemaakt in Power BI Desktop. De kans is in beide gevallen groot dat je tegen uitdagingen aan gaat lopen. Of je nu een financiële-, verkoop- of projectrapportage gaat ontwikkelen: vragen zijn er altijd.
In dit blog nemen wij je mee in de wondere wereld van Microsoft Power BI. We vertellen je graag welke stappen je het beste kunt nemen, én geven je daarnaast tips om jouw data als een pro te visualiseren.
Snelle navigatie
1. Koppelen van jouw databron(nen)
Een Power BI rapportage ontwikkelen begint met het koppelen van jouw databron(nen). Want zonder data kun je geen rapportage ontwikkelen. Het maken van een rapportage valt of staat met de juiste koppeling, zodat je alle gewenste data vanuit jouw databron(nen) kunt gebruiken voor het maken van een rapportage.
In Power BI kunnen verschillende databronnen gebruikt worden voor het ontwikkelen van rapportages, waaronder Excel, cloud based systemen of databases. We lichten ze hieronder toe:
1. Databestanden: hierbij kun je denken aan Excel bestanden, .csv of een .xml bestand. Databestanden zijn veelal exports uit bronsystemen die de organisatie gebruikt.
2. Google Analytics, HubSpot en Facebook Ads zijn voorbeelden van Cloud Based systemen. Deze systemen staan niet lokaal op onze computer, maar draaien in de cloud.
3. Als laatste kan het datawarehouse van de organisatie, of een enkele database, gebruikt worden voor het ontwikkelen van rapportages. Zowel on-premise als in de cloud.
2. Ontwikkelen van het datamodel
Afhankelijk van de databron, dient de data vooraf aan het ontwikkelen van het datamodel gemodelleerd te worden. Tijdens het modelleren wordt de data als het ware gestructureerd middels de zogenoemde Query Editor in Power BI, zodat de data door Power BI goed ‘gelezen’ kan worden. In jouw bronsystemen wordt de data niet gebruikt voor rapportagedoeleinden, waardoor deze anders opgeslagen wordt.
Nadat de data klaar is voor gebruik, kan er gestart worden met het ontwikkelen van het datamodel. Bij het ontwikkelen van het datamodel gaan we aan de slag met het ‘leggen van relaties’ tussen verschillende tabellen. Door het leggen van deze relaties, ontstaan er interactieve relaties tussen verschillende data, waardoor de data onderling kan communiceren en samen gevisualiseerd kan worden in de rapportage.
Relaties zijn van belang om tussen de verschillende tabellen nauwkeurige resultaten te berekenen en de juiste gegevens in jouw rapporten weer te geven.
3. Berekeningen maken (met DAX)
Om jouw Power BI rapportage te verrijken en inzichten te weergeven die niet zomaar kant-en-klaar uit jouw data komen, is het noodzakelijk om deze nieuwe inzichten zelf te creëren. Dit kan door middel van DAX. DAX is de ’taal’ die gebruikt wordt binnen Power BI, en kan gezien worden als een verzameling van diverse functionaliteiten die kunnen worden gebruikt in bijvoorbeeld formules of uitdrukkingen om waarden te berekenen. Neem als voorbeeld het aantal bezoekers op de website. Deze kun je in Power BI per maand weergeven. Echter zegt dat niet veel wanneer je deze niet tegen de vorige maanden af zet. Middels DAX kun je dan bijvoorbeeld het procentuele verschil van de ene maand ten opzichte van de andere maand berekenen en weergeven. Zo krijgt de data veel meer actionable insights.
We hebben enkele veelgebruikte DAX formules en andere handigheden voor je op een rijtje gezet. Benieuwd? Download dan gratis ons whitepaper.
4. Data visualiseren
Een goede rapportage is voor het grootste deel afhankelijk van datavisualisatie. Het is een kunst om data zo te weergeven, dat het in één oogopslag geanalyseerd kan worden. We geven je graag 5 tips bij het visualiseren van jouw data.
1. Het doel – Voordat er begonnen wordt met visualiseren is het belangrijk om na te gaan wat het doel is. Wat wil je inzichtelijk maken met deze visual? Data hoort te leiden tot inzicht en aansluitend te triggeren tot actie. Ga dus aan de slag met een plan.
2. Verdieping – Wanneer visualisaties in hoofdlijnen ontworpen zijn, is het van belang om onderliggende ‘lagen’ aan te brengen. Dit kan bijvoorbeeld met de drillthrough en drilldown functionaliteit. Dit geeft gebruikers de mogelijkheid om dieper in de data te duiken.
3. Het gebruik van kleuren – Naast dat kleuren in een Power BI rapportage vaak worden toegepast om de rapportage wat levendiger en minder saai te maken, kunnen kleuren ook gebruikt worden om bepaalde inzichten te benadrukken. Zo zien we dat rood vaak gebruikt wordt om negatievere cijfers te benadrukken, en groen om positieve cijfers te benadrukken.
4. Minimalisme – Gezien het feit dat Power BI vele gave visualisatiemogelijkheden kent, is het de kunst om het enthousiasme niet de overhand te laten nemen. Het is belangrijk om ervoor te zorgen dat de pagina’s niet vol staan met visuals, maar dat de focus behouden blijft en de pagina’s in de rapportage er ‘clean’ uitzien. Hierdoor creëer je rust, waardoor de data beter geanalyseerd kan worden.
5. Consistentie – Om ervoor te zorgen dat de volledige rapportage één look and feel heeft, is het van belang om de consistentie tijdens het ontwikkelen van de rapportage te waarborgen. Dit voorkomt tijdens het analyseren afleiding, en zorgt voor rust in de rapportage waardoor focus behouden blijft.
5. Rapportage gebruiken en delen met collega's
Nadat jouw Power BI rapportage gereed is, wil je deze natuurlijk delen met jouw collega’s zodat zij ook de data kunnen analyseren. Je kunt jouw rapportages eenvoudig met hen delen via Power BI Service, het online platform van Power BI. Echter heb je hier wel een Power BI Pro licentie nodig.
Nadat je jouw rapportage in Power BI Desktop gereed hebt, kun je deze publiceren naar Power BI Service. Vanuit hier kun je de rapportage delen met de gewenste collega’s, of bijvoorbeeld embedden in Microsoft Teams.
Hulp nodig bij het ontwikkelen van jouw Power BI rapportages? Neem vrijblijvend contact met ons op, of maak gebruik van onze kant-en-klare Power BI rapportages.
Bedrijven op voorsprong brengen door het toepassen van slimme (Microsoft)technologie. Ons doel is om data te transformeren naar bruikbare informatie die de gehele organisatie kan gebruiken en verder kan helpen
Altijd op de hoogte blijven van het laatste Business Intelligence nieuws?
Meld je aan voor onze nieuwsbrief.
