In deze tijd waarin het binnen organisaties veelal draait om efficiënt werken, wint BPM (Business Process Management) enorm aan populariteit. Organisaties zijn continu op zoek naar manieren om processen, en daarmee werkzaamheden, te automatiseren om zo sneller, slimmer en vooral efficiënter te kunnen werken. Om dit te bewerkstelligen is het van belang om (repeterende) werkzaamheden zo veel mogelijk te automatiseren. Door middel van Power Automate kunnen deze werkzaamheden perfect geautomatiseerd worden. Maar hoe werkt dit? In dit blog vertellen wij jou de mogelijkheden van Microsoft Power Automate en hoe je hierdoor sneller, slimmer en efficiënter kunt werken.
Snelle navigatie
Wat is Microsoft Power Automate?
Power Automate, ook wel bekend als de opvolger van Microsoft Flow is onderdeel van het Power Platform van Microsoft. Samen met Power BI, Power Apps en Power Virtual Agents. Met Power Automate kunnen er geautomatiseerde werkstromen gemaakt worden die software, services of bestaande applicaties met elkaar verbindt. Hierdoor kunnen taken automatisch en foutloos uitgevoerd worden, zonder de tussenkomst van een medewerker. Daarnaast beschikt Power Automate over RPA (Robotic Process Automation), waardoor dit ook mogelijk wordt voor Windows en Web applicaties.
Enkele voorbeelden van mogelijkheden van Power Automate:
· Het automatiseren van (repeterende) werkzaamheden en processen;
· Het automatisch versturen van herinneringen bij achterstallige taken;
· Bedrijfsgegevens van het ene naar het andere systeem verplaatsen.
Wie kan Microsoft Power Automate gebruiken?
Mede door de trend om organisaties efficiënter te laten werken, en medewerkers meer in minder tijd te laten doen, zien we dat Power Automate de laatste tijd enorm in opkomst is binnen verschillende sectoren. Van de gezondheidszorg tot productie, en van productie tot retail. Power Automate kan in vrijwel iedere sector toegepast worden door haar eindeloze functionaliteiten en mogelijkheden om te koppelen met verschillende software, services en applicaties.
Goed om te weten is dat veel organisaties (onbewust) al over Power Automate beschikken. Vaak zit het namelijk in jouw Office-365 pakket, en heb je hier geen aparte licentie voor nodig.
Hoe werkt Power Automate?
Power Automate werkt altijd op basis van triggers, ook wel startacties genoemd. Een trigger wordt aan het begin van de werkstroom gedefinieerd en ingesteld. Dit kan van alles zijn. Bijvoorbeeld een bepaalde e-mail, een druk op een knop in een app, een tijdstip, een dag, een waarde in een rapportage of een actie in jouw CRM systeem, bijvoorbeeld een nieuwe offerteaanvraag of klant en ga zo maar door.
Om deze taken extra kracht bij te zetten, kunnen taken vooraf ook geverifieerd worden. Simpel gezegd kunnen er dan bepaalde voorwaarden aan een taak gekoppeld worden. Is er aan alle voorwaarde voldaan om een stap verder te gaan in de werkstroom, en mogen we dus naar de volgende taak? Dit kan bijvoorbeeld een eenvoudige ja/nee voorwaarde zijn. Denk aan het goedkeuren van verlof; heeft de medewerker nog voldoende vrije dagen over om het verlof op te nemen? Zo ja, wordt de goedkeuring automatisch gegeven en verwerkt in het systeem. Zo nee, stopt het proces en wordt de verlofaanvraag afgekeurd.
Wanneer deze trigger getriggerd wordt, start de werkstroom. Deze werkstroom moet uit één of meerdere taken bestaan, zodat het proces uitgevoerd kan worden. Deze taken zijn handelingen die medewerkers normaliter handmatig uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan het versturen van mails, het goedkeuren van (verlof)aanvragen en het maken van een document. In werkelijkheid kan dit echt van alles zijn, door de mogelijkheid om te koppelen met zoveel verschillende systemen en applicaties.
Waarom zou je Microsoft Power Automate inzetten?
Iedere organisatie, MKB of corporate, heeft repeterende werkzaamheden die continue hetzelfde verlopen en uitgevoerd dienen te worden. Dit kunnen kleinere en eenvoudige werkzaamheden zijn, maar ook wat grotere. Power Automate is een uitermate geschikte tool om juist deze werkzaamheden te automatiseren, zodat medewerkers tijd over houden voor andere werkzaamheden en zo efficiënter kunnen werken, en meer kunnen doen in minder tijd.
Organisaties die dus veel repeterende werkzaamheden uitvoeren kunnen overwegen om deze te automatiseren. Hierdoor creëer je niet alleen meer grip op deze werkzaamheden, en dus processen. Maar hierdoor wordt ook er ook een continue kwaliteit geleverd, doordat het proces keer op keer hetzelfde uitgevoerd wordt. Omdat het automatisch uitgevoerd wordt, is jouw organisatie minder kwetsbaar, doordat bepaalde werkzaamheden en dus processen niet meer persoonsafhankelijk zin. Win-win dus.
Wil je u meer weten over de mogelijkheden van Power Automate, of ben je benieuwd hoe Power Automate binnen jouw organisatie ingezet kan worden? Neem dan contact met ons op, of plan direct een vrijblijvende kennismaking in met een van onze BI specialisten.
Bedrijven op voorsprong brengen door het toepassen van slimme (Microsoft)technologie. Ons doel is om data te transformeren naar bruikbare informatie die de gehele organisatie kan gebruiken en verder kan helpen
Meld je aan voor onze nieuwsbrief.
