Power BI rapporten delen kan op verschillende manieren: via workspaces waar je collega’s toegang geeft tot rapporten, door het maken van Power BI apps voor specifieke doelgroepen, via directe links of door rapporten in te sluiten in andere applicaties. De juiste methode hangt af van je organisatie, de doelgroep en de beveiligingseisen.

Waarom Power BI rapporten delen zo belangrijk is voor je organisatie

Het delen van Power BI rapporten vormt de basis van datagedreven samenwerking binnen organisaties. Wanneer teams toegang hebben tot dezelfde inzichten, nemen ze betere beslissingen en werken ze effectiever samen.

Door rapporten te delen creëer je een cultuur waarin iedereen dezelfde informatie gebruikt. Dit voorkomt dat verschillende afdelingen met verschillende cijfers werken. Een financieel manager en een operationeel manager kijken dan naar hetzelfde dashboard en baseren hun beslissingen op identieke data.

Power BI dashboard delen heeft ook praktische voordelen. In plaats van elke week handmatig rapporten te versturen, hebben alle betrokkenen automatisch toegang tot de meest actuele informatie. Dit bespaart tijd en zorgt ervoor dat niemand werkt met verouderde gegevens.

Wat zijn de verschillende manieren om Power BI rapporten te delen?

Power BI biedt verschillende opties voor Power BI sharing, elk met eigen voordelen. De keuze hangt af van wie toegang moet hebben en hoe je de beveiliging wilt regelen.

Via workspaces deel je rapporten direct met teamleden. Deze methode werkt goed voor dagelijkse samenwerking binnen afdelingen. Collega’s kunnen rapporten bekijken, bewerken of alleen lezen, afhankelijk van hun rol.

Power BI apps zijn handig voor het delen met grotere groepen. Je bundelt meerdere rapporten in één app en distribueert deze naar specifieke gebruikers. Dit houdt je workspace overzichtelijk en geeft ontvangers een gestructureerde ervaring.

Andere opties zijn directe links naar rapporten, het insluiten van rapporten in websites of SharePoint, en het exporteren naar PDF of Excel. Voor externe partijen zijn directe links vaak de eenvoudigste oplossing.

Hoe deel je een Power BI rapport via een workspace?

Een Power BI workspace delen begint met het toevoegen van gebruikers aan de workspace. Ga naar je workspace, klik op ‘Access’ en voeg de gewenste personen toe.

Bij het toewijzen van toegang kies je uit verschillende rollen. Admins kunnen alles beheren, members kunnen rapporten maken en bewerken, contributors kunnen rapporten bewerken maar niet publiceren, en viewers kunnen alleen rapporten bekijken.

Voor optimale samenwerking is het belangrijk om rollen zorgvuldig toe te wijzen. Geef alleen admin-rechten aan mensen die de workspace echt moeten beheren. Contributors zijn geschikt voor analisten die rapporten maken, terwijl viewers perfect zijn voor managers die alleen inzichten nodig hebben.

Vergeet niet om regelmatig te controleren wie toegang heeft. Werknemers die van functie wisselen of het bedrijf verlaten, moeten tijdig uit workspaces worden verwijderd om de beveiliging te waarborgen.

Wanneer gebruik je Power BI apps voor het delen van rapporten?

Een Power BI app is ideaal wanneer je een verzameling rapporten wilt delen met een grote groep gebruikers zonder dat zij toegang nodig hebben tot de onderliggende workspace.

Apps werk je het beste voor rapportage aan het management, externe stakeholders of afdelingen die alleen specifieke inzichten nodig hebben. De ontvangers zien een nette, georganiseerde verzameling rapporten zonder de complexiteit van de workspace.

Het maken van een app is eenvoudig. Selecteer in je workspace de rapporten die je wilt opnemen, klik op ‘Create app’ en configureer de instellingen. Je kunt de app een naam geven, beschrijving toevoegen en bepalen wie toegang krijgt.

Apps hebben het voordeel dat gebruikers automatisch updates ontvangen wanneer je de onderliggende rapporten wijzigt. Ze hoeven niets te doen en zien altijd de nieuwste versie van je analyses.

Welke beveiligingsopties heb je bij het delen van Power BI rapporten?

Power BI beveiliging begint met het juist instellen van toegangsrechten. Gebruik altijd het principe van minimale toegang: geef gebruikers alleen de rechten die ze echt nodig hebben voor hun werk.

Row-level security is een krachtige functie waarmee je bepaalt welke data elke gebruiker mag zien. Een regionale manager ziet bijvoorbeeld alleen de cijfers van zijn eigen regio, terwijl de algemeen directeur alle regio’s kan bekijken.

Voor gevoelige informatie kun je ook werken met beveiligingsgroepen uit Azure Active Directory. Dit zorgt ervoor dat alleen geautoriseerde medewerkers toegang hebben en dat deze toegang automatisch wordt ingetrokken wanneer iemand van functie wisselt.

Belangrijke aandachtspunten bij het delen van Power BI rapporten

Het succesvol delen van Power BI rapporten vereist aandacht voor verschillende praktische aspecten. Power BI licenties zijn een belangrijk punt: ontvangers hebben minimaal een Power BI Pro-licentie nodig om gedeelde content te bekijken, tenzij je werkt met Premium-capaciteit.

Zorg voor duidelijke naamgeving van je rapporten en workspaces. Dit helpt gebruikers om snel de juiste informatie te vinden. Maak ook afspraken over wie verantwoordelijk is voor het onderhouden van rapporten en het beheren van toegangsrechten.

Test altijd of je gedeelde rapporten correct werken voor de ontvangers. Controleer of zij de juiste data zien en of alle visualisaties goed laden. Een rapport dat perfect werkt in jouw omgeving, kan anders functioneren voor gebruikers met andere rechten.

Business Intelligence delen gaat verder dan alleen technische aspecten. Het draait om het creëren van een cultuur waarin data centraal staat in besluitvorming. Wij helpen organisaties niet alleen met de technische implementatie van Power BI, maar ook met het ontwikkelen van processen die datagedreven samenwerking stimuleren en ondersteunen.