Data ontsluiten uit een CRM-systeem betekent het toegankelijk maken van alle opgeslagen klantinformatie voor analyse- en rapportagedoeleinden. Je kunt dit doen via exportfuncties, API-koppelingen of gespecialiseerde integratietools. Het proces helpt je om betere beslissingen te nemen op basis van klantdata en verkoopinformatie.

Wat betekent data ontsluiten uit een CRM-systeem eigenlijk?

Data ontsluiten uit een CRM-systeem houdt in dat je alle opgeslagen informatie toegankelijk maakt voor gebruik buiten het systeem zelf. Dit gaat verder dan alleen het bekijken van gegevens in je CRM-interface: het betekent dat je de data kunt exporteren, analyseren en combineren met andere informatiebronnen.

Het proces is belangrijk omdat je CRM-systeem een schat aan waardevolle informatie bevat over je klanten, prospects en verkoopprocessen. Door deze data te ontsluiten, krijg je de mogelijkheid om diepgaandere analyses uit te voeren dan wat je standaard CRM-rapportages kunnen bieden.

De voordelen zijn direct merkbaar in je besluitvorming. Je kunt trends identificeren die verborgen blijven in standaardoverzichten, voorspellingen doen over toekomstige verkopen en je marketing- en verkoopstrategieën verfijnen op basis van concrete cijfers in plaats van op gevoel.

Welke data kun je allemaal uit je CRM-systeem halen?

Een modern CRM-systeem bevat verschillende typen data die allemaal waardevolle inzichten kunnen opleveren. De klantgegevens vormen de basis: contactinformatie, demografische gegevens, bedrijfsinformatie en segmentatielabels die je hebt toegewezen.

Verkoopdata geeft je inzicht in je commerciële prestaties. Dit omvat dealinformatie, verkoopfasen, gewonnen en verloren kansen, dealwaardes en de tijdlijnen van je verkoopprocessen. Deze informatie helpt je om patronen te herkennen in je verkoopfunnel.

De interactiegeschiedenis toont hoe je team communiceert met klanten en prospects. E-mails, telefoongesprekken, meetings en notities geven context bij elke klantrelatie. Ook activiteitendata zoals websitebezoeken, e-mailopeningen en downloadgedrag leveren waardevolle inzichten op.

Daarnaast kun je vaak ook systeemmetadata ontsluiten: wanneer records zijn aangemaakt of gewijzigd, door wie, en welke automatische processen zijn uitgevoerd. Deze data helpt bij het analyseren van je teamprocessen en systeemefficiëntie.

Hoe exporteer je data uit de meest gebruikte CRM-systemen?

De meeste populaire CRM-systemen bieden ingebouwde exportfuncties die je via de gebruikersinterface kunt gebruiken. In Salesforce vind je de exportoptie onder “Data Export” in de Setup-sectie, waar je kunt kiezen tussen wekelijkse exports of eenmalige downloads in CSV-formaat.

HubSpot maakt het proces eenvoudig via de “Export”-knop in elk objectoverzicht. Je kunt contacten, deals, bedrijven en tickets exporteren naar Excel of CSV. Voor meer geavanceerde exports biedt HubSpot ook de mogelijkheid om custom properties en gefilterde datasets te exporteren.

Microsoft Dynamics 365 heeft een “Export to Excel”-functie direct in de interface, plus een uitgebreidere “Data Export Service” voor grotere datasets. Je kunt kiezen tussen verschillende formaten: Excel, CSV of XML, afhankelijk van hoe je de data wilt gebruiken.

Voor alle systemen geldt: plan je export van tevoren. Bepaal welke velden je nodig hebt, stel eventuele filters in om alleen relevante data te krijgen en houd rekening met eventuele limieten op het aantal records dat je in één keer kunt exporteren.

Welke tools en methoden zijn er voor CRM-data-integratie?

API-koppelingen zijn de meest flexibele methode voor data-integratie. Vrijwel alle moderne CRM-systemen bieden REST-API’s waarmee je realtime toegang hebt tot je data. Deze methode vereist technische kennis, maar geeft je de meeste controle over welke data je wanneer ophaalt.

ETL-tools (Extract, Transform, Load) zoals Talend, Pentaho of Microsoft SSIS kunnen complexe datatransformaties uitvoeren. Ze halen data op uit je CRM, passen die aan naar het gewenste formaat en laden die in een datawarehouse of ander systeem voor verdere analyse.

Cloudgebaseerde integratieplatforms zoals Zapier, Microsoft Power Automate of MuleSoft bieden een gebruiksvriendelijkere aanpak. Deze tools hebben voorgebouwde connectoren voor populaire CRM-systemen en kunnen data automatisch synchroniseren tussen verschillende applicaties.

Voor organisaties die regelmatig data-analyses uitvoeren, is het opzetten van een datawarehouse een slimme investering. Hierin kun je CRM-data combineren met informatie uit andere systemen, wat veel rijkere analyses mogelijk maakt dan wanneer je alleen CRM-data gebruikt.

Hoe helpen wij met CRM-data-ontsluiting?

Wij ondersteunen organisaties bij het volledig benutten van hun CRM-data met een pragmatische aanpak die direct bijdraagt aan betere besluitvorming. Onze specialisten analyseren eerst je huidige CRM-setup en identificeren welke data het meest waardevol is voor je bedrijfsdoelstellingen.

Onze diensten omvatten:

• API-koppelingen en Power BI-integraties die je CRM-data realtime beschikbaar maken voor analyse
• Datawarehouse-implementaties die CRM-informatie combineren met andere bedrijfsdata
• Op maat gemaakte dashboards die complexe CRM-data omzetten in heldere, actiegerichte inzichten
• Geautomatiseerde rapportages die regelmatig updates geven over je belangrijkste KPI’s

Wat ons onderscheidt, is dat we verder kijken dan alleen de technische implementatie. We helpen je om de juiste vragen te stellen aan je data en zorgen ervoor dat de inzichten die je krijgt direct toepasbaar zijn in je dagelijkse bedrijfsvoering.

Wil je ontdekken hoe je meer waarde uit je CRM-data kunt halen? Plan een vrijblijvende kennismaking waarin we samen bekijken welke mogelijkheden er zijn voor jouw organisatie.