In de bouw wordt dagelijks gestuurd op planning, capaciteit, kosten en voortgang. Toch blijkt juist het financiële beeld van projecten vaak minder actueel dan gedacht.

Projectteams hebben het gevoel dat een project goed loopt. De planning ligt op schema, de werkzaamheden worden uitgevoerd en de facturatie volgt. Maar hoe betrouwbaar is het beeld van het daadwerkelijke projectresultaat?

Daar komt de rol van Onderhanden Werk (OHW) en Percentage of Completion (POC) om de hoek kijken.

Voor directie, finance en projectleiding vormen deze begrippen vaak het verschil tussen tijdig kunnen bijsturen of achteraf moeten verklaren waarom resultaten afwijken.

Voortgang zegt niet automatisch iets over resultaat

Een project kan qua planning goed verlopen en toch financieel uit koers raken.

Extra uren, verschuivende kosten, meerwerk dat nog niet verwerkt is of onvolledige registratie van projectgegevens hebben direct invloed op het uiteindelijke resultaat. Zolang deze informatie niet volledig of tijdig zichtbaar is, ontstaat een vertekend beeld van de werkelijkheid.

Juist daarom zijn OHW en POC belangrijk.

Ze helpen om de relatie te leggen tussen:

• uitgevoerde werkzaamheden;
• gemaakte kosten;
• gerealiseerde opbrengsten;
• verwacht projectresultaat.

Niet als administratieve exercitie, maar als basis voor betrouwbare projectsturing.

Wanneer weet je écht hoe een project ervoor staat?

Veel bouwbedrijven herkennen dit vraagstuk.

Aan het einde van de maand worden cijfers bijgewerkt en ontstaat een eerste beeld van het resultaat. Pas dan worden afwijkingen zichtbaar.

Maar als financiële inzichten pas achteraf ontstaan, wordt bijsturen lastig.

De belangrijkste vraag is daarom niet hoeveel rapportages beschikbaar zijn, maar hoe actueel de onderliggende informatie is.

• Zijn uren volledig verwerkt?
• Is meerwerk vastgelegd?
• Sluiten kosten en voortgang op elkaar aan?
• Is OHW gebaseerd op actuele projectgegevens?
• Kun je voorspellen waar het eindresultaat naartoe beweegt?

Zonder betrouwbare projectdata verandert sturing al snel in schatten. En hoe groter een project wordt, hoe groter het risico op verrassingen achteraf.

OHW en POC zijn slechts zo goed als de data erachter

In gesprekken over financiële rapportages ligt de aandacht vaak op de uitkomst.

Maar de kwaliteit van een OHW- of POC-berekening wordt uiteindelijk bepaald door de kwaliteit van de brondata.

Wanneer projectinformatie verspreid zit over verschillende systemen, afdelingen of Excel-bestanden ontstaat al snel discussie over cijfers. Niet omdat de berekeningen verkeerd zijn, maar omdat de onderliggende informatie niet eenduidig is.

Daardoor ontstaan vragen als:

• Welke cijfers zijn leidend?
• Waarom wijkt finance af van projectleiding?
• Welke versie van de waarheid gebruiken we?

Juist daarom wordt datagedreven werken steeds belangrijker binnen projectorganisaties. Het doel is niet meer rapportages maken, maar zorgen dat iedereen naar hetzelfde actuele stuurbeeld kijkt.

Van financiële controle naar voorspelbaar sturen

Voor directie draait OHW en POC uiteindelijk om één vraag:

“Kunnen we vertrouwen op de cijfers waarmee we onze projecten en organisatie sturen?”

Wanneer voortgang, kosten, opbrengsten en prognoses samenkomen in één actueel beeld ontstaat ruimte voor betere beslissingen.

Dan wordt het mogelijk om:

• afwijkingen eerder te signaleren;
• projectresultaten beter te voorspellen;
• cashflow nauwkeuriger te volgen;
• betrouwbaardere rapportages op te stellen;
• met meer vertrouwen vooruit te kijken.

Conclusie

OHW en POC gaan niet alleen over boekhoudkundige verwerking.

Ze vormen een belangrijke graadmeter voor de kwaliteit van projectsturing.

De organisaties die het meeste voordeel behalen uit OHW- en POC-inzichten, zijn meestal niet degenen met de meeste rapportages. Het zijn de organisaties die beschikken over actuele, consistente en betrouwbare projectdata.

Want hoe beter de data, hoe kleiner de kans dat beslissingen worden gebaseerd op aannames.

Benieuwd hoe bouwbedrijven projectdata, financiën en voortgang combineren tot één actueel stuurbeeld? Bekijk onze visie op datagedreven werken in de bouw of ga vrijblijvend in gesprek over jouw situatie.