''Snel en makkelijk data raadplegen''
CROP accountants & adviseurs
CROP accountants & adviseurs maakt sinds 2021 gebruik van de diensten van KPI Solutions. CROP begon als accountantskantoor, maar biedt ondertussen een groeiend aantal (bedrijfs)adviesdiensten. CROP voorziet ook in fiscale dienstverlening en heeft vele expertises en specialisten onder één dak met vestigingen in Arnhem, Amersfoort, Ede, Hoofddorp en Nieuwegein. Door de jaren heen heeft CROP veel data opgebouwd in verscheidene softwareprogramma’s, waaronder AFAS. CROP had hierdoor behoefte om deze data op een gemakkelijke manier inzichtelijk te maken voor de medewerkers, zodat zij samen voor de klant vooruit kunnen denken, overzicht hebben en proactief aandachtspunten en advieskansen kunnen signaleren. Door de complexiteit van wet- en regelgeving en snelle veranderingen is het tegenwoordig cruciaal om inzicht te hebben in data. Dashboards in Power BI kunnen daarin een rol spelen.
Inzicht in fiscale data
Al een aantal jaren wordt bij CROP fiscale data in de aangiftesoftware van AFAS vastgelegd. In AFAS worden o.a. aangiften inkomensbelasting en vennootschapsbelasting uitgewerkt en overige relevante data van klanten bijgehouden. Deze data is niet alleen relevant voor het opstellen van de aangiften, maar ook voor bijvoorbeeld het signaleren van advieskansen, het monitoren van de voortgang van aangiften en van opgelegde aanslagen door de Belastingdienst. Het vergelijken van de data van huidige jaren met voorgaande jaren levert meer en sneller inzichten op, waarmee CROP hun klanten verder kan helpen. Hierdoor kan bijvoorbeeld in overleg met de klant worden besloten of een voorlopige aanslag inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting moet worden aangepast, zodat de klant geen onnodig hoge of te lage betaling doet aan de Belastingdienst.
Daarnaast stelt de Belastingdienst duidelijke wet- en regelgeving en is het voor bedrijven van grote waarde om deze regelgeving goed in de gaten te houden. Deze wet- en regelgeving en de markt zijn constant in beweging. Door het gebruik van Power BI dashboards is de informatie sneller toegankelijk, up-to-date en kan tijdig worden geanticipeerd op ontwikkelingen.
Het combineren van deze gegevens op één centrale plek, waarbij waardevolle KPI’s overzichtelijk worden gemonitord en data zowel automatisch als dagelijks wordt ververst, is van toegevoegde waarde. Er werden periodiek vergelijkbare overzichten gemaakt op basis van data-dumps vanuit AFAS. De juiste data was wel voorhanden, maar lag opgeslagen op verschillende plekken binnen AFAS en Excel en diende, vaak handmatig, gecombineerd te worden. Echter was dit veel werk en gaf dit beperkter overzicht. Deze data was niet real time, waardoor er met regelmaat dezelfde overzichten moesten worden opgeteld. Ook hebben niet altijd alle medewerkers direct toegang tot de betreffende data waardoor zij afhankelijk zijn van andere medewerkers.
Realisatie van gewenste rapportages en inzichten
Er zijn verschillende inventariserende gesprekken geweest tussen ons en CROP. Daarbij is besloten te gaan werken met zogeheten ‘use-cases’, waarbij er verschillende projecten binnen de opdracht zijn vastgesteld en deze stapsgewijs zijn uitgewerkt. Hierbij is er binnen de planningsmethode van ons, waarbij er in sprints van twee weken wordt bekeken welke onderdelen er behandeld worden binnen deze periode, besloten om per project af te stemmen welke verwachtingen er zijn van beide partijen. Aan het begin van een sprint is er besproken wat er opgeleverd dient te worden aan het einde van de sprint en welke stappen daarvoor te nemen zijn. Vervolgens is er tijdens deze sprints aan beide kanten intensief gewerkt tot een goed eindresultaat te komen, wat vervolgens aan het eind van een sprint besproken en geëvalueerd werd.
Deze werkwijze gaf ons de mogelijkheid in deelopleveringen te werken en zo steeds projecten af te ronden. Bij CROP was er de mogelijkheid voldoende betrokken te blijven en zicht te houden op hetgeen dat ontwikkeld werd. Tevens gaf dit de mogelijkheid deze deelopleveringen steeds te valideren en verifiëren, terwijl er in een volgende sprint al aan een nieuw project gewerkt werd. Deze vorm van samenwerking heeft er toe geleid dat beide partijen samen naar een eindresultaat hebben gewerkt.
Business Intelligence toepassingen van KPI Solutions
Er is een rapportage ontwikkeld in Microsoft Power BI op basis van de gegevens uit AFAS. Eerst zijn er bepaalde datasets uit AFAS gedefinieerd en beschikbaar gesteld aan ons. Deze worden dagelijks gerepliceerd middels ontwikkelde software en op deze wijze weggeschreven naar een database. De database wordt zo dagelijks van nieuwe data voorzien en dient als bron voor de rapportage in Power BI.
Per project is er een hoofdpagina ontwikkeld, waarbij data wordt getoond op hoofdlijnen middels een dashboard. Deze geven de belangrijkste KPI’s weer per specifiek vraagstuk, waarbij er voor enkele van deze dashboards ook detailpagina’s zijn ontwikkeld. Deze geven de mogelijkheid door te drillen op de weergegeven data en op deze manier gedetailleerder analyse te doen van hetgeen dat is weergegeven.
Tevens is er een toepassing ontwikkeld waardoor er middels een applicatie informatie kan worden vastgelegd op een manier die niet mogelijk is in AFAS. Deze applicatie, ontwikkeld via Microsoft Power Apps, zorgt ervoor dat CROP notities kan invoeren en in de rapportage kan schieten. Hierdoor kunnen er opmerkingen worden toegevoegd en zo kan er informatie worden gedeeld binnen de organisatie. Dit zorgt ervoor dat alle overzichten op één centrale plek verzameld worden en er niet naar andere systemen genavigeerd hoeft te worden, wat een hoop handelingen elimineert en ervoor zorgt dat er efficiënter gewerkt kan worden.
''Snel en makkelijk data raadplegen''
Sneller aandachtspunten en advieskansen in beeld
CROP is met behulp van de dashboards in staat om sneller aandachtspunten en advieskansen voor klanten in beeld te hebben, proactief mee te denken en afwijkingen en verschillen in data te monitoren. De dashboards stellen CROP in staat de monitoring in het kader van compliance sneller en efficiënter uit te voeren, overzicht te bieden en de impact van nieuwe wet- en regelgeving sneller inzichtelijk te maken. De ontwikkelde rapportages zorgen ervoor dat alle gegevens centraal verzameld zijn en bekeken kunnen worden door de medewerkers voor wie dit relevant is. De data is direct voor deze medewerkers toegankelijk en zij krijgen meer overzicht in de data van hun klanten. Ook kent de ontwikkelde applicatie functionaliteiten zoals het maken van aantekeningen die de mogelijkheden van AFAS aanvullen en geeft zo mogelijkheid de data te verrijken met relevante informatie en context.
Nathan Sars
Business Developer
Klaar om ook met BI aan de slag te gaan?
Neem dan vrijblijvend contact op met Nathan, of een van onze andere specialisten, om de mogelijkheden van Business Intelligence voor jouw organisatie te bespreken. Of plan direct een vrijblijvende kennismaking in.
