Volg de laatste updates van onze datagedreven Power BI oplossingen
Cloud-gebaseerde ERP is een bedrijfssoftwaresysteem dat via het internet wordt geleverd en beheerd door een externe provider. In plaats van software op je eigen servers te installeren, krijg je toegang tot ERP-functionaliteiten via een webbrowser. Deze oplossing integreert alle bedrijfsprocessen zoals financiën, voorraad, HR en verkoop in één platform dat altijd up-to-date en overal toegankelijk is.
Cloud-gebaseerde ERP draait op servers van de softwareleverancier en je gebruikt het via een internetverbinding. Je gegevens worden veilig opgeslagen in datacenters en automatisch gesynchroniseerd tussen alle gebruikers. Dit betekent dat je medewerkers real-time toegang hebben tot dezelfde informatie, of ze nu op kantoor, thuis of onderweg werken.
In de praktijk log je in via een webbrowser, net zoals bij je e-mail. Alle bedrijfsprocessen worden centraal verwerkt en je ziet direct updates wanneer collega’s wijzigingen maken. Een verkoper kan bijvoorbeeld een order invoeren die meteen zichtbaar wordt in het voorraadsysteem en de financiële administratie.
De technische complexiteit wordt volledig weggenomen. Je hoeft geen servers te onderhouden, geen software-updates uit te voeren of back-ups te maken. De provider zorgt voor beveiliging, onderhoud en regelmatige verbeteringen van het systeem.
Kosteneffectiviteit is het grootste voordeel. Je betaalt een maandelijkse fee per gebruiker in plaats van hoge initiële investeringen in hardware en licenties. Traditionele ERP-systemen vereisen vaak tienduizenden euro’s aan servers, terwijl cloud-oplossingen direct operationeel zijn.
De schaalbaarheid maakt het verschil voor groeiende bedrijven. Voeg je nieuwe medewerkers toe? Dan regel je binnen minuten extra gebruikersaccounts. Bij traditionele systemen moet je vaak nieuwe hardware aanschaffen en complexe installaties uitvoeren.
Automatische updates zorgen ervoor dat je altijd de nieuwste functionaliteiten hebt zonder IT-gedoe. Traditionele systemen vereisen geplande downtime en dure upgrade-projecten. Cloud ERP-systemen updaten ’s nachts zonder dat je er iets van merkt.
De toegankelijkheid geeft je vrijheid. Werk waar je wilt, wanneer je wilt, met elk apparaat dat internet heeft. On-premise systemen binden je vaak aan kantoorlocaties of vereisen ingewikkelde VPN-verbindingen.
Financiële administratie profiteert het meest van ERP-integratie. Facturering, boekhouding, budgettering en rapportages worden automatisch gekoppeld. Wanneer je een factuur verstuurt, wordt deze direct verwerkt in je boekhouding en zie je real-time cashflow-updates.
Voorraadbeheer wordt veel efficiënter door real-time inzicht. Je ziet direct welke producten op zijn, automatische bestellingen bij leveranciers en koppeling tussen verkoop en voorraadniveaus. Dit voorkomt overschotten en tekorten.
HR-processen zoals salarisadministratie, verlofregistratie en personeelsdossiers centraliseren alle medewerkergerelateerde informatie. Medewerkers kunnen zelf verlof aanvragen en hun gegevens bijwerken.
Verkoop- en inkoopprocessen worden gestroomlijnd door offertes, orders en leveringen te koppelen. Een offerte wordt met één klik een order, wat automatisch voorraad reserveert en een factuur genereert.
Begin met het inventariseren van je huidige processen en knelpunten. Welke handmatige taken kosten veel tijd? Waar mis je overzicht? Deze analyse bepaalt welke ERP-functionaliteiten belangrijk zijn voor jouw situatie.
Functionaliteiten moeten aansluiten bij je branche. Een handelsbedrijf heeft andere behoeften dan een productiebedrijf. Controleer of standaardprocessen aanwezig zijn en hoe makkelijk je maatwerk kunt toevoegen.
Integratiemogelijkheden zijn belangrijk als je andere systemen gebruikt. Kan het ERP-systeem koppelen met je webshop, CRM of specifieke branchesoftware? API-koppelingen maken dit mogelijk zonder dubbel werk.
Gebruiksvriendelijkheid bepaalt hoe snel je team het systeem adopteert. Test de interface, bekijk hoe intuïtief de navigatie is en controleer of training nodig is. Een complex systeem remt productiviteit.
Totale eigendomskosten gaan verder dan de maandelijkse licentiekosten. Reken ook implementatie, training, aanpassingen en eventuele extra modules mee in je budget.
Een typische cloud ERP-implementatie duurt 3-6 maanden, afhankelijk van de complexiteit van je processen. De leverancier begint met een analyse van je huidige werkwijze en stelt het systeem hierop in.
De implementatie verloopt in fases. Vaak start je met financiële modules, gevolgd door voorraad en verkoop. Deze gefaseerde aanpak voorkomt dat alle processen tegelijk veranderen en geeft je team tijd om te wennen.
Gegevensmigratie vraagt aandacht. Je historische data moet worden overgezet naar het nieuwe systeem. Dit vereist opschoning van oude bestanden en controle of alles correct wordt overgenomen.
Change management is belangrijk voor succes. Medewerkers moeten nieuwe werkwijzen leren en vertrouwen krijgen in het systeem. Plan training, communiceer voordelen en zorg voor ondersteuning tijdens de overgangsfase.
Verwacht een leercurve van enkele weken nadat het systeem live gaat. Houd rekening met tijdelijke productiviteitsdaling terwijl je team wendt aan de nieuwe processen. Goede begeleiding minimaliseert deze impact.
Cloud-gebaseerde ERP-systemen transformeren hoe je bedrijfsprocessen beheert door alles te centraliseren en real-time toegang te bieden. De implementatie vereist zorgvuldige planning, maar de voordelen van efficiëntere processen en betere data-inzichten maken deze investering waardevol. Wij helpen organisaties bij het selecteren en implementeren van ERP-systemen die naadloos integreren met geavanceerde data-analyse tools, zodat je niet alleen je processen optimaliseert maar ook datagedreven beslissingen kunt nemen die direct bijdragen aan je bedrijfsprestaties.
ERP staat voor Enterprise Resource Planning en is een uitgebreide softwareoplossing die alle bedrijfsprocessen integreert. SAP is één van de bekendste leveranciers van ERP-systemen, maar het is niet hetzelfde als ERP zelf. Terwijl ERP de overkoepelende term is voor geïntegreerde bedrijfssoftware, is SAP een specifiek merk dat ERP-oplossingen aanbiedt naast concurrenten zoals Microsoft Dynamics en Oracle.
Een ERP-systeem is software die alle belangrijke bedrijfsprocessen in één platform samenbrengt. Van financiële administratie tot voorraad, van personeelszaken tot klantenbeheer – alles wordt centraal geregeld. Je kunt het zien als het digitale zenuwstelsel van je organisatie.
De praktische voordelen zijn direct merkbaar. In plaats van losse systemen die niet met elkaar praten, krijg je real-time inzicht in alle bedrijfsactiviteiten. Je financiële data wordt automatisch bijgewerkt wanneer er een verkoop plaatsvindt, je voorraadniveaus zijn altijd actueel, en je personeel kan vanuit één systeem werken.
ERP-systemen zorgen voor efficiëntere workflows omdat informatie niet meer handmatig tussen verschillende programma’s hoeft te worden overgenomen. Dit betekent minder fouten, snellere processen en betere besluitvorming omdat je altijd beschikt over actuele gegevens uit alle hoeken van je bedrijf.
SAP is een Duitse softwareleverancier en tevens de grootste ERP-aanbieder ter wereld. Hun systemen zijn vooral populair bij grote multinationals vanwege de uitgebreide functionaliteiten en mogelijkheden voor complexe bedrijfsprocessen. SAP staat bekend om zijn robuustheid en schaalbaarheid.
Het verschil met andere ERP-aanbieders zit vooral in de aanpak en doelgroep. Microsoft Dynamics richt zich meer op middelgrote bedrijven en integreert naadloos met Office-producten. Oracle biedt krachtige database-oplossingen en is sterk in dataverwerking. Kleinere spelers zoals Exact of Unit4 focussen vaak op specifieke branches of regio’s.
SAP onderscheidt zich door zijn uitgebreide configuratiemogelijkheden en wereldwijde standaardisatie. Dit maakt het systeem zeer krachtig, maar ook complex. Waar andere ERP-systemen vaak sneller te implementeren zijn, biedt SAP meer mogelijkheden voor maatwerk en internationale uitrol.
De keuze tussen SAP en andere ERP-systemen hangt af van je bedrijfsgrootte, budget en specifieke behoeften. SAP is meestal de beste keuze voor grote organisaties met complexe processen en internationale activiteiten. Voor het MKB zijn Microsoft Dynamics of branche-specifieke oplossingen vaak praktischer.
Budget speelt een belangrijke rol. SAP-implementaties zijn doorgaans duurder en tijdrovender dan alternatieven. Reken op maanden tot jaren voor een volledige uitrol, terwijl kleinere ERP-systemen vaak binnen weken operationeel zijn.
Kijk ook naar je branche-specifieke vereisten. Sommige sectoren hebben gespecialiseerde ERP-leveranciers die beter aansluiten bij specifieke werkprocessen. Een productiebedrijf heeft andere functionaliteiten nodig dan een dienstverlener of handelsbedrijf.
De technische infrastructuur van je organisatie is eveneens belangrijk. Heb je al Microsoft-producten in gebruik? Dan ligt Dynamics voor de hand. Werk je veel met databases? Dan kan Oracle interessant zijn. De integratie met bestaande systemen bepaalt vaak de implementatiecomplexiteit.
Een succesvolle ERP-implementatie begint met goede voorbereiding en duidelijke doelstellingen. Breng eerst in kaart welke processen je wilt verbeteren en welke functionaliteiten echt nodig zijn. Te vaak worden ERP-projecten te ambitieus opgezet, wat leidt tot vertragingen en kostenoverschrijdingen.
Change management is net zo belangrijk als de technische implementatie. Je medewerkers moeten meegaan in de verandering. Zorg voor voldoende training en communicatie over de voordelen van het nieuwe systeem. Weerstand tegen verandering is vaak de grootste valkuil bij ERP-projecten.
Data-migratie vereist speciale aandacht. Je huidige gegevens moeten schoon en gestructureerd worden overgenomen naar het nieuwe systeem. Dit proces kost tijd en vraagt om zorgvuldige planning. Test de migratie uitgebreid voordat je live gaat.
Plan de implementatie gefaseerd. Begin met de belangrijkste modules en breid daarna stap voor stap uit. Dit vermindert het risico en zorgt ervoor dat je organisatie geleidelijk kan wennen aan het nieuwe systeem. Een big bang-aanpak werkt zelden goed bij ERP-implementaties.
De keuze tussen ERP-systemen hangt af van je specifieke situatie en ambities. Of je nu kiest voor SAP, Microsoft Dynamics of een andere oplossing – het succes ligt in de voorbereiding en uitvoering. Bij KPI Solutions helpen we organisaties niet alleen bij het kiezen van het juiste ERP-systeem, maar zorgen we er ook voor dat de data uit je nieuwe systeem optimaal wordt benut voor datagedreven besluitvorming. Door onze ERP-expertise te combineren met geavanceerde Business Intelligence krijg je het maximale uit je investering.
De ROI van een ERP-systeem bereken je door de totale baten min de totale kosten te delen door de totale kosten, vermenigvuldigd met 100 voor een percentage. Een typische ERP-investering heeft een terugverdientijd van 1-3 jaar, afhankelijk van de implementatie en procesoptimalisatie. Deze berekening helpt je de bedrijfswaarde van je ERP-systemen te rechtvaardigen en toekomstige investeringsbeslissingen te ondersteunen.
ROI (Return on Investment) meet hoeveel rendement je behaalt op je ERP-investering door de financiële voordelen te vergelijken met de totale kosten. Voor ERP-systemen is deze berekening belangrijk omdat het grote investeringen betreft die impact hebben op je hele organisatie.
Je hebt deze berekening nodig om verschillende redenen. Ten eerste helpt het bij budgetjustificatie richting het management en stakeholders. Je kunt aantonen waarom de investering in ERP-systemen zinvol is en welke concrete voordelen je verwacht. Ten tweede ondersteunt het strategische planning door inzicht te geven in wanneer je investering zich terugverdient.
De ROI-berekening stelt je ook in staat om verschillende ERP-oplossingen objectief te vergelijken. Je kunt de verwachte returns van verschillende systemen naast elkaar zetten en de beste keuze maken voor jouw situatie. Daarnaast geeft het je meetbare doelen voor na de implementatie, zodat je kunt controleren of het systeem de beloofde waarde levert.
Bij ERP ROI-berekening moet je alle kostencategorieën meenemen: licentiekosten, implementatie, training, hardware, onderhoud en verborgen kosten. Veel organisaties onderschatten de totale investering door alleen naar de software-licenties te kijken.
De licentiekosten vormen vaak het grootste deel van je budget. Dit omvat gebruikerslicenties, serverlicenties en eventuele module-specifieke kosten. Implementatiekosten bevatten consultancy, systeemconfiguratie, datamigratie en testing. Deze kosten lopen vaak hoger uit dan verwacht.
Training is een belangrijke kostenpost die je niet mag vergeten. Je personeel moet leren werken met het nieuwe systeem, wat tijd en geld kost. Hardware-investeringen kunnen nodig zijn voor servers, werkstations of netwerk-upgrades. Onderhoudskosten omvatten jaarlijkse support, updates en eventuele aanpassingen.
Verborgen kosten zijn vaak het probleem. Denk aan productiviteitsverlies tijdens de overgang, extra consultancy voor onvoorziene problemen, aanpassingen aan bestaande processen en mogelijke vertragingen in de implementatie. Deze kosten kunnen je ROI aanzienlijk beïnvloeden als je ze niet van tevoren inschat.
ERP-baten identificeer je door procesefficiëntie, tijdsbesparing, foutreductie en verbeterde rapportage te kwantificeren. De kunst is om deze voordelen om te zetten naar concrete financiële waarde die je kunt meten.
Procesefficiëntie ontstaat door automatisering van handmatige taken. Denk aan geautomatiseerde orderverwerking, voorraadmutaties en facturering. Meet hoeveel tijd je personeel hiermee bespaart en reken dit om naar loonkosten. Ook foutreductie levert directe besparingen op door minder correcties, retouren en klachtenafhandeling.
Verbeterde rapportage en inzichten helpen je betere beslissingen te nemen. Dit kan leiden tot optimalisatie van voorraden, betere cashflow management en efficiëntere inkoop. Deze voordelen zijn moeilijker te kwantificeren, maar vaak wel substantieel.
Andere meetbare baten zijn: snellere maand- en jaarafsluitingen, betere compliance en audit-gereedheid, verbeterde klantenservice door snellere informatie-toegang, en scalabiliteit zonder evenredige kostenstijging. Let op dat je realistische schattingen maakt en conservatief rekent bij onzekere voordelen.
De ERP ROI-formule is: ((Totale baten – Totale kosten) / Totale kosten) x 100. Deze berekening geeft je het rendement als percentage, zodat je kunt vergelijken met andere investeringen.
Een praktisch voorbeeld: je ERP-systeem kost €200.000 aan totale investering over drie jaar. De baten bedragen €320.000 in dezelfde periode. De berekening wordt: ((€320.000 – €200.000) / €200.000) x 100 = 60% ROI over drie jaar.
Voor een meer gedetailleerde analyse kun je ook de terugverdientijd berekenen. Dit doe je door de totale investering te delen door de jaarlijkse netto baten. In het bovenstaande voorbeeld: €200.000 / (€320.000 – €200.000) / 3 jaar) = €200.000 / €40.000 = 5 jaar terugverdientijd.
Vergeet niet om de tijdswaarde van geld mee te nemen bij meerjarige berekeningen. Toekomstige baten zijn minder waard dan huidige kosten. Gebruik hiervoor de Net Present Value (NPV) methode met een passende disconteringsvoet voor je organisatie.
ERP-investeringen hebben typisch een terugverdientijd van 1-3 jaar, afhankelijk van de complexiteit van je implementatie en de mate van procesoptimalisatie. Grotere organisaties met complexere processen zien vaak later rendement dan kleinere bedrijven.
De tijdlijn wordt beïnvloed door verschillende factoren. Een goede voorbereiding en duidelijke projectdoelen versnellen het rendement. Daarentegen vertragen scope-wijzigingen, inadequate training en weerstand tegen verandering de terugverdientijd aanzienlijk.
Je kunt de ROI versnellen door slimme implementatiestrategieën. Begin met de modules die de grootste impact hebben op je bedrijfsprocessen. Focus op processen waar veel handmatig werk wordt geëlimineerd. Zorg voor goede training zodat gebruikers snel productief worden met het nieuwe systeem.
Realistische verwachtingen zijn belangrijk. De eerste maanden na go-live zie je vaak een tijdelijke productiviteitsdip terwijl mensen wennen aan het systeem. De echte voordelen worden meestal zichtbaar na 6-12 maanden, wanneer processen geoptimaliseerd zijn en gebruikers vertrouwd zijn met de functionaliteiten. Blijf de voordelen monitoren en optimaliseer waar nodig om je ROI te maximaliseren.
Het berekenen van ERP ROI vraagt een grondige analyse van alle kosten en baten over meerdere jaren. Door systematisch alle aspecten mee te nemen, krijg je een realistisch beeld van de waarde die ERP-systemen voor je organisatie kunnen creëren. Voor een optimale ROI is het belangrijk dat je ERP-systeem goed geïntegreerd is met je rapportage-tools om maximale inzichten uit je data te halen. Wij helpen organisaties bij het maken van datagedreven beslissingen over ERP-investeringen door complexe gegevens om te zetten in heldere inzichten die direct bijdragen aan betere bedrijfsprestaties.
Cloud ERP migratie is het verplaatsen van je bedrijfssystemen van lokale servers naar cloudgebaseerde oplossingen. Dit proces omvat het overbrengen van data, het herinrichten van processen en het trainen van medewerkers. Een succesvolle migratie vereist zorgvuldige planning, risicobeheer en de juiste systeemkeuze om optimaal te profiteren van de voordelen zoals kostenbesparing en schaalbaarheid.
Cloud ERP migratie betekent het overstappen van traditionele, lokaal geïnstalleerde ERP-systemen naar cloudgebaseerde oplossingen die via internet toegankelijk zijn. Bedrijven maken deze overstap omdat cloud ERP lagere IT-kosten, betere schaalbaarheid en automatische updates biedt zonder de complexiteit van eigen serveronderhoud.
De belangrijkste voordelen die bedrijven aantrekken zijn kostenbesparing en flexibiliteit. Je hoeft geen dure hardware aan te schaffen of IT-personeel in dienst te houden voor systeembeheer. Updates gebeuren automatisch en je betaalt alleen voor wat je gebruikt. Dit maakt cloud ERP vooral aantrekkelijk voor groeiende bedrijven die snel willen kunnen opschalen.
Moderne cloud ERP-systemen bieden ook betere integratiemogelijkheden met andere tools zoals Power BI voor datavisualisatie en rapportage. Hierdoor kun je alle bedrijfsdata centraal beheren en real-time inzichten krijgen in je bedrijfsvoering. Voor organisaties die datagedreven willen werken, vormt cloud ERP vaak de basis voor effectieve besluitvorming.
De kosten voor cloud ERP migratie variëren tussen €10.000 en €100.000 afhankelijk van bedrijfsgrootte en complexiteit. Dit omvat licentiekosten, implementatie, training en datemigratie. Maandelijkse abonnementskosten liggen tussen €50-200 per gebruiker, terwijl eenmalige implementatiekosten 2-5 keer de jaarlijkse licentiekosten bedragen.
De grootste kostenposten zijn implementatie en training. Implementatiekosten omvatten systeemconfiguratie, datemigratie en procesinrichting. Reken op 3-6 maanden implementatietijd voor middelgrote bedrijven. Training is vaak onderschat maar kost gemiddeld €1.000-3.000 per medewerker voor grondige scholing.
Let op verborgen kosten zoals:
Budgetteer altijd 20-30% extra voor onvoorziene kosten. Hoewel de initiële investering hoog lijkt, bespaar je op lange termijn door lagere onderhoudskosten en geen hardware-investeringen.
De belangrijkste risico’s bij cloud ERP migratie zijn dataverlies, bedrijfsstilstand, beveiligingslekken en weerstand van gebruikers. Dataverlies kan optreden tijdens de overgang, downtime verstoort bedrijfsprocessen, en medewerkers hebben tijd nodig om nieuwe systemen te leren gebruiken.
Dataverlies voorkom je door uitgebreide back-ups te maken voordat je start. Test de migratie eerst met een klein deel van je data om problemen vroegtijdig te ontdekken. Zorg altijd voor een rollback-plan als iets misgaat.
Bedrijfsstilstand minimaliseer je door migratie in fases uit te voeren. Plan kritieke overgangen buiten kantooruren en houd je oude systeem tijdelijk beschikbaar als backup. Communiceer duidelijk met alle betrokkenen over planning en mogelijke verstoringen.
Voor beveiliging kies je een leverancier met sterke beveiligingsmaatregelen zoals encryptie, tweefactorauthenticatie en regelmatige beveiligingsaudits. Controleer of ze voldoen aan relevante compliance-eisen voor jouw branche.
Gebruikersacceptatie verbeter je door medewerkers vroeg bij het proces te betrekken. Organiseer training voordat het systeem live gaat en zorg voor goede ondersteuning tijdens de eerste weken na implementatie.
Het juiste cloud ERP-systeem kies je op basis van functionaliteit, integratiemogelijkheden, leverancier-betrouwbaarheid en toekomstbestendigheid. Start met het inventariseren van je huidige processen en toekomstige behoeften. Vergelijk vervolgens systemen die specifiek geschikt zijn voor jouw branche en bedrijfsgrootte.
Belangrijke selectiecriteria zijn:
Evalueer leveranciers op hun track record, financiële stabiliteit en ondersteuningskwaliteit. Een goede leverancier biedt uitgebreide training, snelle helpdesk en regelmatige updates. Vraag naar referenties van vergelijkbare bedrijven en test het systeem uitgebreid voordat je besluit.
Voor organisaties die datagedreven willen werken, zijn koppelingen met Business Intelligence tools zoals Power BI belangrijk. Zo kun je je ERP-data direct gebruiken voor rapportage en analyses zonder handmatige export-import processen.
Een succesvol cloud ERP migratieplan bestaat uit vijf hoofdfasen: voorbereiding en analyse (4-6 weken), systeemconfiguratie en testing (8-12 weken), datemigratie en training (4-6 weken), go-live implementatie (1-2 weken) en nazorg met optimalisatie (4-8 weken na go-live).
Fase 1: Voorbereiding en analyse Configureer het nieuwe systeem volgens je bedrijfsprocessen. Voer uitgebreide tests uit met echte bedrijfsscenario’s. Betrek eindgebruikers bij het testen om problemen vroegtijdig te ontdekken en aan te passen.
Fase 3: Datemigratie en training Schakel het nieuwe systeem in en monitor intensief de eerste dagen. Zorg voor extra ondersteuning en los problemen snel op. Houd het oude systeem tijdelijk beschikbaar als backup.
Fase 5: Nazorg en optimalisatie Evalueer het project en optimaliseer processen op basis van gebruikerservaringen. Plan vervolgstappen voor uitbreiding van functionaliteit en integraties met andere systemen.
Cloud ERP migratie is een complex proces dat zorgvuldige planning vereist, maar biedt organisaties de kans om hun bedrijfsprocessen te moderniseren en datagedreven te werken. Bij KPI Solutions helpen we bedrijven niet alleen met de technische implementatie, maar ook met het optimaal benutten van hun ERP-data voor betere besluitvorming door geavanceerde analyses en dashboards. Een goede voorbereiding en de juiste expertise maken het verschil tussen een succesvolle transformatie en kostbare problemen.
Ja, een ERP-systeem kan workflows uitgebreid automatiseren. ERP-systemen zijn ontworpen om bedrijfsprocessen te stroomlijnen door handmatige taken te vervangen met geautomatiseerde workflows. Deze automatisering omvat goedkeuringsprocessen, notificaties, data-overdracht tussen afdelingen en rapportages. Door workflows te automatiseren binnen je ERP-systeem bespaar je tijd, voorkom je fouten en verbeter je de samenwerking tussen verschillende afdelingen.
Workflow automatisering in een ERP-systeem betekent dat repetitieve bedrijfsprocessen automatisch worden uitgevoerd zonder handmatige tussenkomst. Het systeem voert vooraf gedefinieerde acties uit op basis van triggers, regels en voorwaarden die je instelt.
Concrete voorbeelden van geautomatiseerde workflows zijn goedkeuringsprocessen waarbij inkooporders automatisch naar de juiste manager worden gestuurd wanneer bepaalde bedragen worden overschreden. Notificaties worden automatisch verzonden wanneer voorraadniveaus onder een kritische grens zakken. Data-overdracht tussen afdelingen gebeurt real-time, zodat verkoop direct ziet wat er op voorraad is en financiën automatisch facturen ontvangen van ingekochte goederen.
Een ander praktisch voorbeeld is het automatisch aanmaken van werkorders in de productieafdeling zodra een verkooporder wordt goedgekeurd. Het systeem controleert beschikbaarheid van materialen, plant capaciteit en stuurt alle betrokken afdelingen een melding. Dit proces dat vroeger dagen kon duren, gebeurt nu binnen minuten.
De meest geschikte processen voor automatisering zijn repetitieve, regelgebaseerde taken met duidelijke beslissingscriteria. Inkoopprocessen, facturering, voorraadmanagement en HR-workflows lenen zich uitstekend voor automatisering omdat ze voorspelbare stappen volgen.
Inkoopprocessen zijn ideaal voor automatisering omdat ze vaste goedkeuringslijnen hebben. Het systeem kan automatisch offertes vergelijken, leveranciers selecteren op basis van vooraf ingestelde criteria en bestellingen plaatsen wanneer voorraad onder minimumniveaus komt. Facturering automatisering zorgt ervoor dat facturen automatisch worden gegenereerd bij levering en naar de juiste klanten worden verzonden.
Voorraadmanagement profiteert enorm van automatisering. Het systeem houdt real-time bij wat er binnenkomt en uitgaat, berekent automatisch herbestelpunten en plaatst orders bij voorkeurslevanciers. HR-workflows zoals verlofaanvragen, onkostendeclaraties en prestatiebeoordelingen kunnen volledig geautomatiseerd worden met de juiste goedkeuringsroutes.
Deze processen zijn geschikt voor automatisering omdat ze regelmatig voorkomen, duidelijke regels hebben en weinig creatieve beslissingen vereisen. Ze volgen vaste patronen die perfect in een ERP-systeem kunnen worden geprogrammeerd.
Begin met een grondige procesanalyse om te identificeren welke workflows het meeste tijdverlies veroorzaken en de hoogste foutenkans hebben. Prioriteer processen die frequent voorkomen en duidelijke regels hebben. Start vervolgens met het configureren van eenvoudige workflows voordat je complexere automatiseringen implementeert.
De eerste stap is het in kaart brengen van je huidige processen. Documenteer elke stap, wie er betrokken is en welke beslissingen er worden genomen. Identificeer knelpunten waar werk vaak blijft liggen of waar fouten ontstaan. Deze processen zijn je beste kandidaten voor automatisering.
Prioriteer op basis van impact en complexiteit. Begin met workflows die veel tijd kosten maar relatief eenvoudig te automatiseren zijn. Denk aan automatische notificaties, eenvoudige goedkeuringsroutes of standaard rapportages. Deze quick wins bouwen vertrouwen op en laten de voordelen zien.
Configureer je workflows stap voor stap in het ERP-systeem. Stel duidelijke triggers in (bijvoorbeeld: “als voorraad onder 10 stuks komt”), definieer de acties (bijvoorbeeld: “stuur notificatie naar inkoper”) en test grondig voordat je live gaat. Begin met een pilotgroep en breid geleidelijk uit naar alle gebruikers.
Testing is cruciaal. Test niet alleen de happy flow, maar ook uitzonderingssituaties. Wat gebeurt er als een manager afwezig is? Hoe reageert het systeem op onvolledige data? Zorg voor backup-procedures en train je team in het gebruik van de nieuwe geautomatiseerde workflows.
De belangrijkste voordelen zijn aanzienlijke tijdsbesparing, drastische vermindering van fouten, verbeterde compliance en verhoogde transparantie in bedrijfsprocessen. Automatisering zorgt ook voor betere samenwerking tussen afdelingen doordat iedereen toegang heeft tot real-time informatie.
Tijdsbesparing is het meest zichtbare voordeel. Taken die vroeger uren kostten, worden nu in minuten afgehandeld. Een inkoopproces dat normaal drie dagen duurde door handmatige goedkeuringen, kan nu binnen een uur volledig zijn afgerond. Medewerkers kunnen zich focussen op strategische taken in plaats van administratieve rompslomp.
Foutvermindering is een ander groot voordeel. Handmatige invoer leidt vaak tot typefouten, vergeten stappen of verkeerde berekeningen. Geautomatiseerde workflows volgen altijd dezelfde stappen en maken geen rekenfouten. Dit resulteert in betrouwbaardere data en minder correcties achteraf.
Compliance wordt veel eenvoudiger omdat het systeem automatisch controleert of alle stappen zijn gevolgd. Audittrails worden automatisch bijgehouden, zodat je altijd kunt aantonen wie wanneer welke actie heeft uitgevoerd. Dit is vooral belangrijk in gereguleerde sectoren.
Transparantie verbetert doordat iedereen real-time kan zien waar een proces zich bevindt. Managers weten direct welke goedkeuringen nog openstaan, medewerkers zien wanneer hun aanvragen worden behandeld en klanten kunnen de status van hun orders volgen. Deze transparantie leidt tot betere samenwerking en klanttevredenheid.
Bij KPI Solutions helpen we organisaties bij het automatiseren van workflows binnen hun ERP-systemen. We combineren onze expertise in Business Intelligence met praktische procesoptimalisatie om jouw bedrijfsprocessen te stroomlijnen. Door onze agile aanpak zorgen we ervoor dat automatisering direct bijdraagt aan meetbare bedrijfswaarde voor jouw organisatie.
Procesautomatisering met een ERP-systeem betekent dat je handmatige taken laat uitvoeren door software. In plaats van dat medewerkers facturen handmatig invoeren of voorraad bijhouden in spreadsheets, doet het systeem dit automatisch. Je koppelt verschillende bedrijfsprocessen aan elkaar, zodat informatie vanzelf doorstroomt van verkoop naar inkoop, van HR naar financiën. Dit bespaart tijd, voorkomt fouten en geeft je real-time inzicht in je bedrijfsvoering.
Procesautomatisering binnen ERP-systemen zorgt ervoor dat repetitieve taken zonder menselijke tussenkomst worden uitgevoerd. Het systeem neemt handmatige stappen over en verbindt verschillende afdelingen met elkaar door data automatisch te delen.
Denk bijvoorbeeld aan een verkoopproces. Normaal gesproken zou een medewerker een offerte maken, deze handmatig omzetten naar een factuur, de voorraad bijwerken en de boekhouding informeren. Met automatisering gebeurt dit allemaal vanzelf zodra je de offerte goedkeurt.
Het grote verschil met handmatige werkwijzen is dat informatie maar één keer wordt ingevoerd. Als je een nieuwe klant toevoegt, verschijnt deze automatisch in je CRM, facturatiesysteem en marketingtools. Je voorkomt dubbel werk en de kans op typfouten wordt veel kleiner.
Andere voorbeelden van geautomatiseerde processen zijn:
De meest geschikte processen voor automatisering zijn repetitieve taken met duidelijke regels en veel dataverwerking. Financiële processen staan vaak bovenaan de lijst omdat ze veel tijd kosten en foutgevoelig zijn.
Facturatie en creditmanagement zijn ideaal voor automatisering. Het systeem kan automatisch facturen versturen, betalingsherinneringen sturen en openstaande posten bijhouden. Ook het verwerken van inkoopfacturen gaat veel sneller wanneer het systeem leveranciergegevens automatisch herkent en facturen naar de juiste kostencategorie stuurt.
Voorraadbeheer is een ander proces dat veel baat heeft bij automatisering. Je kunt minimum- en maximumvoorraad instellen, zodat het systeem automatisch bijbestelt. Ook het bijwerken van voorraadniveaus na verkopen of retouren gebeurt dan real-time.
HR-processen zoals verlofregistratie, declaraties en urenregistratie zijn ook uitstekend geschikt. Medewerkers kunnen zelf hun gegevens invoeren via een portal, waarna het systeem automatisch controleert en doorboekt naar salarisverwerking.
Om te bepalen welke processen prioriteit hebben voor jouw organisatie, kijk je naar:
De kosten voor ERP-procesautomatisering variëren sterk per bedrijfsgrootte en complexiteit. Voor een klein bedrijf kun je rekenen op €15.000 tot €50.000 totaal, terwijl middelgrote bedrijven vaak €50.000 tot €200.000 investeren.
De grootste kostenposten zijn software-licenties, implementatie en training. Software-licenties kosten meestal tussen €50 en €150 per gebruiker per maand. Implementatiekosten liggen vaak tussen de €20.000 en €100.000, afhankelijk van hoeveel maatwerk je nodig hebt.
Training is een kostenpost die bedrijven vaak onderschatten. Reken op €1.000 tot €2.000 per medewerker voor grondige training. Ook onderhoud en updates kosten jaarlijks ongeveer 15-20% van de initiële software-investering.
Voor de ROI-berekening kijk je naar tijdsbesparing en foutreductie. Als automatisering je 20 uur per week bespaart tegen €50 per uur, verdien je €52.000 per jaar terug. Ook het voorkomen van fouten levert geld op. Een verkeerd verzonden bestelling kost al snel €500 aan extra kosten.
Budget-inschatting per bedrijfsgrootte:
Begin met een grondige analyse van je huidige processen voordat je een ERP-systeem kiest. Breng in kaart welke stappen je medewerkers nu handmatig uitvoeren en waar de meeste tijd en fouten zitten.
Maak een procesoverzicht waarin je voor elke afdeling noteert:
Kies vervolgens een ERP-leverancier die ervaring heeft in jouw branche. Plan een gefaseerde invoering, waarbij je begint met één proces of afdeling. Dit verkleint de kans op problemen en geeft je team tijd om te wennen.
Change management is net zo belangrijk als de technische implementatie. Communiceer duidelijk waarom je automatiseert en wat het voor medewerkers betekent. Benoem procesverantwoordelijken die andere collega’s kunnen helpen tijdens de overgang.
Een praktische aanpak is:
De grootste fout is onvoldoende tijd uittrekken voor training en change management. Medewerkers die het systeem niet goed begrijpen, maken fouten of gaan terug naar oude werkwijzen. Plan minimaal 40 uur training per gebruiker en houd rekening met een gewenningsperiode van 3-6 maanden.
Een andere veelgemaakte fout is processen automatiseren zonder ze eerst te optimaliseren. Als je een inefficiënt handmatig proces automatiseert, krijg je een inefficiënt geautomatiseerd proces. Analyseer eerst wat echt nodig is voordat je het in het systeem bouwt.
Verkeerde leverancierkeuze kost veel tijd en geld. Kies niet alleen op prijs, maar ook op ervaring in jouw sector en kwaliteit van support. Een goedkoop systeem dat niet goed werkt, wordt uiteindelijk veel duurder.
Ook onderschatting van datamigratie is een veel voorkomende valkuil. Het overzetten van bestaande gegevens naar het nieuwe systeem kost meer tijd dan verwacht. Plan hier extra tijd en budget voor in.
Vermijd deze problemen door:
Procesautomatisering met ERP-systemen kan je bedrijfsvoering flink verbeteren, maar vraagt een doordachte aanpak. Door stap voor stap te werk te gaan en je team goed voor te bereiden, creëer je een solide basis voor datagedreven besluitvorming. Voor nog meer inzicht in je bedrijfsprestaties kun je je ERP-systeem koppelen aan Business Intelligence tools via API-verbindingen. Bij KPI Solutions helpen we organisaties om hun processen slim te automatiseren en te koppelen aan onze Business Intelligence oplossingen, zodat je niet alleen tijd bespaart maar ook betere inzichten krijgt in je bedrijfsprestaties.
Jouw data is veilig bij ons. Dankzij onze ISO 27001-certificering is bewezen dat we informatiebeveiliging structureel en aantoonbaar waarborgen.
Met 25+ jaar ervaring in Business Intelligence transformeren wij data naar bruikbare inzichten en bouwen we samen aan jouw datagedreven toekomst.
Met kantoren in Nijmegen en Utrecht bedienen we klanten flexibel en snel door het hele land.
Ons team van 50+ Power BI experts biedt gerichte oplossingen dankzij diepgaande branchekennis.
Via onze Power BI API koppelingen maken we meer dan 300 integraties mogelijk, zodat jouw software naadloos aansluit op Power BI voor op maat gemaakte rapportages.
Wij leveren op maat gemaakte Power BI dashboards voor sectoren zoals finance, sales, productie en HR, afgestemd op jouw unieke behoeften.
Wij ondersteunen en begeleiden organisaties bij strategische besluitvorming door datagedreven te werken
We denken vrijblijvend met je mee om te inventariseren welk vraagstuk je hebt binnen jouw organisatie.
Om het makkelijker te maken, kun je zelf een meeting in onze agenda plannen.
De kennismaking wordt volledig toegespitst op jouw organisatie en vraagstuk. Zo kunnen we achterhalen welke behoefte er is.
Een van onze specialisten neemt zo spoedig mogelijk contact met je op om de de koppeling op te starten.
Een van onze specialisten neemt zo spoedig mogelijk contact met je op om de proefperiode op te starten.
Één van onze specialisten neemt zo spoedig mogelijk contact met je op om de koppeling op te starten.
Één van onze specialisten neemt zo spoedig mogelijk contact met je op om de proefperiode op te starten.
Een van onze specialisten neemt zo spoedig mogelijk contact met je op om de proefperiode op te starten.
Een van onze specialisten neemt zo spoedig mogelijk contact met je op om de proefperiode op te starten.
Ontdek de mogelijkheden en ga direct zelf aan de slag. Download direct uw whitepaper.
Plan dan een gratis demo in met één van onze Business Intelligence specialisten. Zij nemen u in circa 30 minuten mee door onze rapportages en laten u vrijblijvend kennis maken met de mogelijkheden van Business Intelligence en Power BI in het bijzonder.
Snel aan de slag met Power BI. Download direct uw whitepaper.