Procesautomatisering met een ERP-systeem betekent dat je handmatige taken laat uitvoeren door software. In plaats van dat medewerkers facturen handmatig invoeren of voorraad bijhouden in spreadsheets, doet het systeem dit automatisch. Je koppelt verschillende bedrijfsprocessen aan elkaar, zodat informatie vanzelf doorstroomt van verkoop naar inkoop, van HR naar financiën. Dit bespaart tijd, voorkomt fouten en geeft je real-time inzicht in je bedrijfsvoering.
Wat is procesautomatisering met een ERP-systeem precies?
Procesautomatisering binnen ERP-systemen zorgt ervoor dat repetitieve taken zonder menselijke tussenkomst worden uitgevoerd. Het systeem neemt handmatige stappen over en verbindt verschillende afdelingen met elkaar door data automatisch te delen.
Denk bijvoorbeeld aan een verkoopproces. Normaal gesproken zou een medewerker een offerte maken, deze handmatig omzetten naar een factuur, de voorraad bijwerken en de boekhouding informeren. Met automatisering gebeurt dit allemaal vanzelf zodra je de offerte goedkeurt.
Het grote verschil met handmatige werkwijzen is dat informatie maar één keer wordt ingevoerd. Als je een nieuwe klant toevoegt, verschijnt deze automatisch in je CRM, facturatiesysteem en marketingtools. Je voorkomt dubbel werk en de kans op typfouten wordt veel kleiner.
Andere voorbeelden van geautomatiseerde processen zijn:
- Automatische bestellingen bij leveranciers wanneer voorraad onder een minimum komt
- Verlofaanvragen die direct gekoppeld zijn aan roostersystemen
- Facturen die automatisch geboekt worden in de juiste kostenplaats
- Rapporten die elke maand vanzelf gegenereerd worden
Welke bedrijfsprocessen kun je het beste automatiseren met ERP?
De meest geschikte processen voor automatisering zijn repetitieve taken met duidelijke regels en veel dataverwerking. Financiële processen staan vaak bovenaan de lijst omdat ze veel tijd kosten en foutgevoelig zijn.
Facturatie en creditmanagement zijn ideaal voor automatisering. Het systeem kan automatisch facturen versturen, betalingsherinneringen sturen en openstaande posten bijhouden. Ook het verwerken van inkoopfacturen gaat veel sneller wanneer het systeem leveranciergegevens automatisch herkent en facturen naar de juiste kostencategorie stuurt.
Voorraadbeheer is een ander proces dat veel baat heeft bij automatisering. Je kunt minimum- en maximumvoorraad instellen, zodat het systeem automatisch bijbestelt. Ook het bijwerken van voorraadniveaus na verkopen of retouren gebeurt dan real-time.
HR-processen zoals verlofregistratie, declaraties en urenregistratie zijn ook uitstekend geschikt. Medewerkers kunnen zelf hun gegevens invoeren via een portal, waarna het systeem automatisch controleert en doorboekt naar salarisverwerking.
Om te bepalen welke processen prioriteit hebben voor jouw organisatie, kijk je naar:
- Hoeveel tijd het proces nu kost
- Hoe vaak fouten voorkomen
- Of het proces duidelijke regels heeft
- Hoeveel mensen erbij betrokken zijn
Hoeveel kost het om processen te automatiseren met een ERP-systeem?
De kosten voor ERP-procesautomatisering variëren sterk per bedrijfsgrootte en complexiteit. Voor een klein bedrijf kun je rekenen op €15.000 tot €50.000 totaal, terwijl middelgrote bedrijven vaak €50.000 tot €200.000 investeren.
De grootste kostenposten zijn software-licenties, implementatie en training. Software-licenties kosten meestal tussen €50 en €150 per gebruiker per maand. Implementatiekosten liggen vaak tussen de €20.000 en €100.000, afhankelijk van hoeveel maatwerk je nodig hebt.
Training is een kostenpost die bedrijven vaak onderschatten. Reken op €1.000 tot €2.000 per medewerker voor grondige training. Ook onderhoud en updates kosten jaarlijks ongeveer 15-20% van de initiële software-investering.
Voor de ROI-berekening kijk je naar tijdsbesparing en foutreductie. Als automatisering je 20 uur per week bespaart tegen €50 per uur, verdien je €52.000 per jaar terug. Ook het voorkomen van fouten levert geld op. Een verkeerd verzonden bestelling kost al snel €500 aan extra kosten.
Budget-inschatting per bedrijfsgrootte:
- 1-10 medewerkers: €15.000 – €35.000
- 10-50 medewerkers: €35.000 – €100.000
- 50-200 medewerkers: €100.000 – €300.000
Hoe begin je met het automatiseren van processen in je bedrijf?
Begin met een grondige analyse van je huidige processen voordat je een ERP-systeem kiest. Breng in kaart welke stappen je medewerkers nu handmatig uitvoeren en waar de meeste tijd en fouten zitten.
Maak een procesoverzicht waarin je voor elke afdeling noteert:
- Welke taken worden dagelijks herhaald
- Hoeveel tijd elke taak kost
- Waar informatie tussen afdelingen wordt uitgewisseld
- Welke fouten regelmatig voorkomen
Kies vervolgens een ERP-leverancier die ervaring heeft in jouw branche. Plan een gefaseerde invoering, waarbij je begint met één proces of afdeling. Dit verkleint de kans op problemen en geeft je team tijd om te wennen.
Change management is net zo belangrijk als de technische implementatie. Communiceer duidelijk waarom je automatiseert en wat het voor medewerkers betekent. Benoem procesverantwoordelijken die andere collega’s kunnen helpen tijdens de overgang.
Een praktische aanpak is:
- Start met de meest tijdrovende processen
- Test het systeem eerst met een kleine groep gebruikers
- Verzamel feedback en pas instellingen aan
- Breid geleidelijk uit naar andere afdelingen
- Monitor resultaten en optimaliseer waar nodig
Welke valkuilen moet je vermijden bij ERP-procesautomatisering?
De grootste fout is onvoldoende tijd uittrekken voor training en change management. Medewerkers die het systeem niet goed begrijpen, maken fouten of gaan terug naar oude werkwijzen. Plan minimaal 40 uur training per gebruiker en houd rekening met een gewenningsperiode van 3-6 maanden.
Een andere veelgemaakte fout is processen automatiseren zonder ze eerst te optimaliseren. Als je een inefficiënt handmatig proces automatiseert, krijg je een inefficiënt geautomatiseerd proces. Analyseer eerst wat echt nodig is voordat je het in het systeem bouwt.
Verkeerde leverancierkeuze kost veel tijd en geld. Kies niet alleen op prijs, maar ook op ervaring in jouw sector en kwaliteit van support. Een goedkoop systeem dat niet goed werkt, wordt uiteindelijk veel duurder.
Ook onderschatting van datamigratie is een veel voorkomende valkuil. Het overzetten van bestaande gegevens naar het nieuwe systeem kost meer tijd dan verwacht. Plan hier extra tijd en budget voor in.
Vermijd deze problemen door:
- Realistische planning met voldoende tijd voor training
- Processen eerst optimaliseren, dan automatiseren
- Referenties checken bij potentiële leveranciers
- Een ervaren projectleider aan te stellen
- Regelmatig te evalueren en bij te sturen
Procesautomatisering met ERP-systemen kan je bedrijfsvoering flink verbeteren, maar vraagt een doordachte aanpak. Door stap voor stap te werk te gaan en je team goed voor te bereiden, creëer je een solide basis voor datagedreven besluitvorming. Voor nog meer inzicht in je bedrijfsprestaties kun je je ERP-systeem koppelen aan Business Intelligence tools via API-verbindingen. Bij KPI Solutions helpen we organisaties om hun processen slim te automatiseren en te koppelen aan onze Business Intelligence oplossingen, zodat je niet alleen tijd bespaart maar ook betere inzichten krijgt in je bedrijfsprestaties.
