Ja, een ERP-systeem kan workflows uitgebreid automatiseren. ERP-systemen zijn ontworpen om bedrijfsprocessen te stroomlijnen door handmatige taken te vervangen met geautomatiseerde workflows. Deze automatisering omvat goedkeuringsprocessen, notificaties, data-overdracht tussen afdelingen en rapportages. Door workflows te automatiseren binnen je ERP-systeem bespaar je tijd, voorkom je fouten en verbeter je de samenwerking tussen verschillende afdelingen.

Wat betekent workflow automatisering in een ERP-systeem?

Workflow automatisering in een ERP-systeem betekent dat repetitieve bedrijfsprocessen automatisch worden uitgevoerd zonder handmatige tussenkomst. Het systeem voert vooraf gedefinieerde acties uit op basis van triggers, regels en voorwaarden die je instelt.

Concrete voorbeelden van geautomatiseerde workflows zijn goedkeuringsprocessen waarbij inkooporders automatisch naar de juiste manager worden gestuurd wanneer bepaalde bedragen worden overschreden. Notificaties worden automatisch verzonden wanneer voorraadniveaus onder een kritische grens zakken. Data-overdracht tussen afdelingen gebeurt real-time, zodat verkoop direct ziet wat er op voorraad is en financiën automatisch facturen ontvangen van ingekochte goederen.

Een ander praktisch voorbeeld is het automatisch aanmaken van werkorders in de productieafdeling zodra een verkooporder wordt goedgekeurd. Het systeem controleert beschikbaarheid van materialen, plant capaciteit en stuurt alle betrokken afdelingen een melding. Dit proces dat vroeger dagen kon duren, gebeurt nu binnen minuten.

Welke bedrijfsprocessen kun je het beste automatiseren met ERP?

De meest geschikte processen voor automatisering zijn repetitieve, regelgebaseerde taken met duidelijke beslissingscriteria. Inkoopprocessen, facturering, voorraadmanagement en HR-workflows lenen zich uitstekend voor automatisering omdat ze voorspelbare stappen volgen.

Inkoopprocessen zijn ideaal voor automatisering omdat ze vaste goedkeuringslijnen hebben. Het systeem kan automatisch offertes vergelijken, leveranciers selecteren op basis van vooraf ingestelde criteria en bestellingen plaatsen wanneer voorraad onder minimumniveaus komt. Facturering automatisering zorgt ervoor dat facturen automatisch worden gegenereerd bij levering en naar de juiste klanten worden verzonden.

Voorraadmanagement profiteert enorm van automatisering. Het systeem houdt real-time bij wat er binnenkomt en uitgaat, berekent automatisch herbestelpunten en plaatst orders bij voorkeurslevanciers. HR-workflows zoals verlofaanvragen, onkostendeclaraties en prestatiebeoordelingen kunnen volledig geautomatiseerd worden met de juiste goedkeuringsroutes.

Deze processen zijn geschikt voor automatisering omdat ze regelmatig voorkomen, duidelijke regels hebben en weinig creatieve beslissingen vereisen. Ze volgen vaste patronen die perfect in een ERP-systeem kunnen worden geprogrammeerd.

Hoe begin je met het automatiseren van workflows in je ERP-systeem?

Begin met een grondige procesanalyse om te identificeren welke workflows het meeste tijdverlies veroorzaken en de hoogste foutenkans hebben. Prioriteer processen die frequent voorkomen en duidelijke regels hebben. Start vervolgens met het configureren van eenvoudige workflows voordat je complexere automatiseringen implementeert.

De eerste stap is het in kaart brengen van je huidige processen. Documenteer elke stap, wie er betrokken is en welke beslissingen er worden genomen. Identificeer knelpunten waar werk vaak blijft liggen of waar fouten ontstaan. Deze processen zijn je beste kandidaten voor automatisering.

Prioriteer op basis van impact en complexiteit. Begin met workflows die veel tijd kosten maar relatief eenvoudig te automatiseren zijn. Denk aan automatische notificaties, eenvoudige goedkeuringsroutes of standaard rapportages. Deze quick wins bouwen vertrouwen op en laten de voordelen zien.

Configureer je workflows stap voor stap in het ERP-systeem. Stel duidelijke triggers in (bijvoorbeeld: “als voorraad onder 10 stuks komt”), definieer de acties (bijvoorbeeld: “stuur notificatie naar inkoper”) en test grondig voordat je live gaat. Begin met een pilotgroep en breid geleidelijk uit naar alle gebruikers.

Testing is cruciaal. Test niet alleen de happy flow, maar ook uitzonderingssituaties. Wat gebeurt er als een manager afwezig is? Hoe reageert het systeem op onvolledige data? Zorg voor backup-procedures en train je team in het gebruik van de nieuwe geautomatiseerde workflows.

Wat zijn de grootste voordelen van ERP workflow automatisering?

De belangrijkste voordelen zijn aanzienlijke tijdsbesparing, drastische vermindering van fouten, verbeterde compliance en verhoogde transparantie in bedrijfsprocessen. Automatisering zorgt ook voor betere samenwerking tussen afdelingen doordat iedereen toegang heeft tot real-time informatie.

Tijdsbesparing is het meest zichtbare voordeel. Taken die vroeger uren kostten, worden nu in minuten afgehandeld. Een inkoopproces dat normaal drie dagen duurde door handmatige goedkeuringen, kan nu binnen een uur volledig zijn afgerond. Medewerkers kunnen zich focussen op strategische taken in plaats van administratieve rompslomp.

Foutvermindering is een ander groot voordeel. Handmatige invoer leidt vaak tot typefouten, vergeten stappen of verkeerde berekeningen. Geautomatiseerde workflows volgen altijd dezelfde stappen en maken geen rekenfouten. Dit resulteert in betrouwbaardere data en minder correcties achteraf.

Compliance wordt veel eenvoudiger omdat het systeem automatisch controleert of alle stappen zijn gevolgd. Audittrails worden automatisch bijgehouden, zodat je altijd kunt aantonen wie wanneer welke actie heeft uitgevoerd. Dit is vooral belangrijk in gereguleerde sectoren.

Transparantie verbetert doordat iedereen real-time kan zien waar een proces zich bevindt. Managers weten direct welke goedkeuringen nog openstaan, medewerkers zien wanneer hun aanvragen worden behandeld en klanten kunnen de status van hun orders volgen. Deze transparantie leidt tot betere samenwerking en klanttevredenheid.

Bij KPI Solutions helpen we organisaties bij het automatiseren van workflows binnen hun ERP-systemen. We combineren onze expertise in Business Intelligence met praktische procesoptimalisatie om jouw bedrijfsprocessen te stroomlijnen. Door onze agile aanpak zorgen we ervoor dat automatisering direct bijdraagt aan meetbare bedrijfswaarde voor jouw organisatie.