Als je ERP-systeem uitvalt, stopt je bedrijf vrijwel onmiddellijk met functioneren. Orderverwerking ligt stil, voorraadgegevens zijn ontoegankelijk, en medewerkers kunnen hun dagelijkse taken niet uitvoeren. De gevolgen variëren van uren tot dagen downtime, met kosten die snel oplopen door verloren omzet en productiviteitsverlies. Een goed noodplan en preventieve maatregelen helpen je deze risico’s te beperken.
Wat gebeurt er precies in je bedrijf als het ERP-systeem crasht?
Wanneer je ERP-systeem crasht, valt je bedrijf terug op handmatige processen die vaak traag en foutgevoelig zijn. Orderverwerking stopt omdat medewerkers geen toegang hebben tot klantgegevens, prijzen en voorraadniveaus. De financiële administratie ligt stil omdat facturen niet gegenereerd kunnen worden en betalingen niet verwerkt worden.
De impact breidt zich snel uit naar verschillende afdelingen. Je verkoopteam kan geen offertes maken omdat productinformatie en prijzen niet beschikbaar zijn. Het magazijn werkt blind omdat voorraadmutaties niet bijgehouden kunnen worden. De klantenservice kan geen vragen beantwoorden over bestellingen of leveringen.
Het domino-effect raakt ook je externe relaties. Leveranciers krijgen geen bestellingen binnen, klanten ontvangen geen updates over hun orders, en geplande leveringen kunnen vertraagd of geannuleerd worden. Dit beschadigt je betrouwbaarheid en kan langdurige gevolgen hebben voor klantrelaties.
Hoe lang duurt het gemiddeld voordat een ERP-systeem weer online is?
Eenvoudige netwerkproblemen zijn meestal binnen 2-4 uur opgelost, terwijl complete systeemcrashes dagen kunnen duren. De hersteltijd hangt sterk af van de oorzaak van de storing en de beschikbaarheid van technische ondersteuning.
Hardware-problemen zoals serverfalen vereisen vaak vervanging van onderdelen en kunnen 8-24 uur duren. Software-corruptie is complexer en kan 1-3 dagen kosten, vooral als backups niet recent of compleet zijn. Database-problemen zijn vaak het meest tijdrovend omdat data-integriteit gecontroleerd moet worden.
Verschillende factoren beïnvloeden de hersteltijd aanzienlijk. De kwaliteit van je backups bepaalt hoe snel het systeem hersteld kan worden. Cloud-gebaseerde ERP-systemen hebben vaak kortere hersteltijden door redundante infrastructuur. De beschikbaarheid van gespecialiseerde technische ondersteuning, vooral buiten kantooruren, kan het verschil maken tussen uren en dagen downtime.
Welke kosten brengt ERP-downtime met zich mee?
ERP-downtime kost bedrijven gemiddeld tussen de €5.000 en €25.000 per uur, afhankelijk van bedrijfsgrootte en sector. Deze kosten bestaan uit directe omzetverliezen door gemiste verkopen, productiviteitsverlies van medewerkers, en extra kosten voor handmatige workarounds.
Directe kosten zijn vaak het meest zichtbaar: gemiste bestellingen, vertragde leveringen, en medewerkers die niet productief kunnen werken. Voor een middelgroot bedrijf met 100 medewerkers kan dit al snel €2.000-€5.000 per uur kosten aan loonkosten alleen.
Indirecte kosten zijn vaak groter maar minder zichtbaar. Klantvertrouwen daalt door late leveringen of slechte service. Boetes voor gemiste deadlines kunnen flink oplopen. De reputatieschade kan maanden duren en toekomstige verkopen beïnvloeden. Herstelkosten voor technische ondersteuning, overtime van medewerkers, en mogelijke datarecovery komen daar nog bovenop.
Hoe maak je een noodplan voor als je ERP-systeem uitvalt?
Een effectief noodplan begint met het identificeren van kritieke processen die niet mogen stilliggen. Maak een lijst van welke bedrijfsfuncties binnen 2 uur weer moeten werken, welke binnen een dag, en welke langer kunnen wachten.
Ontwikkel alternatieve werkwijzen voor elk kritiek proces. Dit kunnen eenvoudige Excel-sheets zijn voor orderverwerking, telefonische communicatie in plaats van systeem-gebaseerde workflows, of handmatige voorraadregistratie. Zorg dat deze alternatieven regelmatig getest worden zodat medewerkers weten hoe ze te gebruiken.
Stel duidelijke communicatieprotocollen op. Bepaal wie de leiding neemt bij een storing, hoe medewerkers geïnformeerd worden, en welke klanten prioriteit krijgen bij beperkte capaciteit. Maak een contactlijst met technische ondersteuning, key-users, en belangrijke leveranciers die direct bereikbaar moeten zijn.
Test je noodplan minimaal twee keer per jaar. Simuleer een ERP-storing en laat teams oefenen met de alternatieve processen. Dit helpt knelpunten te identificeren en zorgt dat iedereen weet wat te doen bij een echte storing.
Wat kun je doen om ERP-uitval te voorkomen?
Regelmatige updates en onderhoud zijn de basis voor een stabiel ERP-systeem. Plan maandelijks onderhoud voor software-updates, database-optimalisatie, en hardware-controles. Dit voorkomt veel problemen voordat ze ontstaan.
Investeer in monitoring-tools die je waarschuwen bij afwijkingen. Deze systemen detecteren langzame responstijden, hoge CPU-belasting, of database-problemen voordat gebruikers er last van hebben. Automatische alerts geven je tijd om proactief in te grijpen.
Redundante systemen bieden extra zekerheid. Cloud-gebaseerde ERP-oplossingen hebben vaak ingebouwde redundantie met automatische failover naar backup-servers. Voor kritieke bedrijven kan een volledig redundant datacenter noodzakelijk zijn.
Let op waarschuwingssignalen zoals trage responstijden, regelmatige time-outs, of foutmeldingen die steeds vaker voorkomen. Deze symptomen wijzen vaak op onderliggende problemen die verergeren. Professioneel onderhoud door gecertificeerde specialisten helpt deze problemen vroegtijdig te herkennen en op te lossen.
Een robuust ERP-systeem vormt de basis voor effectieve datagedreven besluitvorming. Bij KPI Solutions helpen wij organisaties niet alleen met het optimaliseren van hun ERP-infrastructuur, maar ook met het creëren van intelligente koppelingen naar Power BI dashboards. Zo transformeer je operationele data naar strategische inzichten, zelfs na een systeemstoring. Ontdek hoe wij jouw bedrijfsprocessen kunnen versterken en neem contact op via kpisolutions.nl.
