2 á 3 uur tijdswinst door de inzet van Power BI

Ictivity is een IT-serviceverlener met 25 jaar ervaring in managed services, werkplekautomatisering, IT-adoptie en IT-infrastructuren. Het bedrijf ontwerpt IT-omgevingen niet vanuit een puur technische visie, maar zet de processen van een organisatie en taken van een medewerker centraal. In alle gevallen met maar één doel voor ogen: relaties helpen om de maximale waarde te halen uit ICT.

KPI Solutions voorziet Ictivity sinds 2019 van verschillende soorten BI-rapportages, voor meerdere afdelingen. Waarbij het begon met het inzichtelijk maken van data uit Exact, zodat er niet meer gerapporteerd hoefde te worden in Excel. Om meer te weten te komen over het proces dat Ictivity heeft doorlopen, de wensen en behoeften die hierbij centraal stonden en hun ervaringen met BI, gingen we het gesprek aan met Rutger Hesselmans, Manager Finance & Control en Rolf Bluekens, Klant Succes Manager.

Maximaal inzicht en flexibiliteit

De behoefte aan Business Intelligence ontstond voor Ictivity door een sterk groeiende organisatie met bijbehorende contractadministratie. Deze administratie is ondergebracht in Exact Synergy. Vanwege de complexiteit van de contractadministratie lukte het met de bestaande functionaliteit niet om met één druk op de knop de juiste inzichten te genereren. Ictivity besloot het direct goed aan te pakken en te starten met de Business Intelligence tool Power BI. Ictivity is hierbij bewust op zoek gegaan naar een externe partner met aantoonbare ervaring. Niet alleen de technische kennis van Power BI werd gezocht, maar ook een bedrijfskundige blik. Rutger vertelt ‘’wij zijn zelf wel bekend met Power BI en de mogelijkheden van Power BI, maar hadden behoefte aan een frisse blik en tijd om dit volledig op te zetten. Daarom besloten we op zoek te gaan naar een externe partij’’.

Zo gezegd, zo gedaan. Ictivity maakte met KPI Solutions kennis op de Jaarbeurs in Utrecht tijdens de Exact Live beurs, waaruit later meerdere gesprekken volgden. ‘’We hadden goede gesprekken over de manier van werken, en de flexibiliteit van KPI beviel ons wel’’ vertelt Rolf. En zo startte KPI Solutions aan haar opdracht bij Ictivity.

2 á 3 uur tijdswinst per factuurspecificatie

KPI Solutions startte met de ontwikkeling van een contracten- en licentierapportage. Ictivity hield per contract, per klant een Excel sheet bij en exporteerde data vanuit Exact Synergy naar Excel en plotte deze in complexe draaitabellen. Dit gaf helaas niet de gewenste, diepgaande inzichten op contractregelniveau waarop gestuurd kon worden en dus ging KPI Solutions aan de slag om deze data beter inzichtelijk te maken en overzichtelijk te presenteren in Power BI.

De contractenrapportage geeft inzicht in de historische waarden en er kan gekeken worden naar de toekomstige waarden. Daarnaast kan er een consistente en eenduidige factuur specifiek op contractregel uitgedraaid worden voor klanten die hier behoefte aan hebben. Rolf vult aan ‘’Voorheen waren we 2 tot 3 uur per klant bezig om een factuurspecificatie op te stellen. Dit deden we door verschillende data vanuit Exact Synergy te kopiëren, te plakken en samen te voegen. Dit was foutgevoelig en kostte ook enorm veel tijd. Nu hebben we de specificatie binnen 5 minuten op een eenduidige manier geëxporteerd’’.

Eén versie van de waarheid

De ontwikkelde licentierapportage geeft Ictivity inzicht in het verbruik van licenties en andere resources van klanten, zodat ze op basis van die aantallen de maandelijkse mutaties aan kunnen brengen in de contractadministratie, en deze vervolgens kunnen factureren. Voorheen werd data namelijk op verschillende manieren en in verschillende formats aangeleverd. Hierdoor hadden medewerkers ieder hun eigen versie van de waarheid. Door deze data te bundelen en te tonen in de licentierapportage is alle data voor deze afdeling gecentraliseerd en kan er geanalyseerd worden op basis van één versie van de waarheid.

Van sturing op basis van data, naar sturen op basis van informatie

Waar de verschillende inzichten voorheen niet voor handen waren, en Ictivity voornamelijk stuurde op basis van data, waarbij zelf nog de nodige analyses gemaakt moesten worden, hebben de inzichten Ictivity geholpen om onder andere snel afwijkingen te signaleren en bovendien voorspelbaarder te worden. ‘’We zijn in staat volledig in te zoomen waardoor we snel bij de kern komen en kunnen (bij)sturen indien nodig’’ vertelt Rutger. ‘’Daarnaast heeft het ons werk ook zeker leuker gemaakt’’ vertelt Rolf. ‘’Doordat de informatie centraal beschikbaar is, kun je makkelijker analyseren en trends waarnemen. Ik kan nu bijvoorbeeld dwarsdoorsnede analyses maken op artikelniveau, en deze dan over meerdere klanten analyseren’’.

''Begin zo snel mogelijk''

De samenwerking tussen Ictivity en KPI Solutions wordt als zeer prettig ervaren. ‘’Er zijn korte lijnen, er wordt snel gereageerd en geacteerd wanneer er een aanpassing of extra functionaliteit gewenst is’’ vertelt Rolf. Op de vraag wat Rolf en Rutger andere bedrijven zouden willen meegeven die nog niet zijn gestart met Business Intelligence en hun rapportages bijvoorbeeld nog in Excel maken antwoord Rutger: ‘’Begin zo snel mogelijk, begin desnoods klein. Je behaalt enorme tijdswinsten’’.

Nathan Sars

Business Developer

Klaar om ook met BI aan de slag te gaan?

Neem dan vrijblijvend contact op met Nathan, of een van onze andere specialisten, om de mogelijkheden van Business Intelligence voor jouw organisatie te bespreken. Of plan direct een vrijblijvende kennismaking in.

Werken bij KPI Solutions

Kennismaken?

2 á 3 uur tijdswinst door de inzet van Power BI

Maximaal inzicht en flexibiliteit