Power Automate werkt altijd op basis van triggers, ook wel startacties genoemd. Een trigger wordt aan het begin van de werkstroom gedefinieerd en ingesteld. Dit kan van alles zijn. Bijvoorbeeld een bepaalde e-mail, een druk op een knop in een app, een tijdstip, een dag, een waarde in een rapportage of een actie in jouw CRM systeem, bijvoorbeeld een nieuwe offerteaanvraag of klant en ga zo maar door.

Om deze taken extra kracht bij te zetten, kunnen taken vooraf ook geverifieerd worden. Simpel gezegd kunnen er dan bepaalde voorwaarden aan een taak gekoppeld worden. Is er aan alle voorwaarde voldaan om een stap verder te gaan in de werkstroom, en mogen we dus naar de volgende taak? Dit kan bijvoorbeeld een eenvoudige ja/nee voorwaarde zijn. Denk aan het goedkeuren van verlof; heeft de medewerker nog voldoende vrije dagen over om het verlof op te nemen? Zo ja, wordt de goedkeuring automatisch gegeven en verwerkt in het systeem. Zo nee, stopt het proces en wordt de verlofaanvraag afgekeurd.

Wanneer deze trigger getriggerd wordt, start de werkstroom. Deze werkstroom moet uit één of meerdere taken bestaan, zodat het proces uitgevoerd kan worden. Deze taken zijn handelingen die medewerkers normaliter handmatig uitvoeren. Denk bijvoorbeeld aan het versturen van mails, het goedkeuren van (verlof)aanvragen en het maken van een document. In werkelijkheid kan dit echt van alles zijn, door de mogelijkheid om te koppelen met zoveel verschillende systemen en applicaties.