Power BI is een krachtige BI tool die oneindig veel mogelijkheden kent om databronnen te koppelen en data geheel naar wens te visualiseren. Het is een tool die zowel voor ontwikkelaars áls eindgebruikers boordevol mogelijkheden zit. Dit zijn zoveel mogelijkheden, dat je ze wellicht niet allemaal kent. In dit blog hebben we daarom 8 tips samengevoegd voor het gebruik van Power BI dashboards, speciaal voor jou als eindgebruiker.
Snelle navigatie
1. Jouw Power BI Dashboards exporteren als PDF
Een van de voordelen van Power BI is natuurlijk dat jouw rapportage altijd en overal online te bekijken is, en voorzien is van de meest actuele data. Soms is het echter handig om een rapportage te exporteren als PDF. Bijvoorbeeld om te delen met jouw stakeholders. In Power BI Service, de online versie van Power BI, is het mogelijk om jouw rapportage (of slechts één enkele pagina) te exporteren als PDF. Dit doe je door onderstaande stappen te volgen:
1. Open de rapportage in Power BI Service;
2. Klik bovenin de header op ‘exporteren’;
3. Selecteer hier of je de rapportage wilt exporteren met de huidige waarden (met filters) of met de standaard waarden (zonder filters);
4. Kies vervolgens of je enkel één pagina wilt exporteren of de hele rapportage;
5. De rapportage wordt vervolgens geëxporteerd als PDF.
Indien dit periodiek gedaan dient te worden, zou er middels Power Automate een workflow ingesteld kunnen worden, waardoor er automatisch een PDF gegeneerd wordt en opgeslagen wordt in bijvoorbeeld SharePoint. Onze specialisten kunnen je hierbij ondersteunen.
2. Het instellen van bladwijzers
Doordat Power BI dashboards door veel verschillende personen binnen een organisatie gebruikt kunnen worden, creëert iedereen zijn eigen voorkeur van weergave en analyseren. Waar de ene collega het overzicht graag weergeeft per klant of artikel, geeft de andere collega de voorkeur liever aan een weergave per administratie. Door middel van bladwijzers in Power BI kunnen gebruikers hun favoriete weergave opslaan, om deze op een ander moment weer snel te openen. In feite ‘bevries’ je hiermee alle gewenste filters, zodat je die de volgende keer niet allemaal opnieuw hoeft te selecteren.
Om een bladwijzer in Power BI in te stellen, klik je rechtsboven in de balk op het bladwijzer icoontje.
Hier kun je ervoor kiezen om een ‘persoonlijke bladwijzer’ toe te voegen. Selecteer jouw favoriete filters, en sla de bladwijzer op. Indien wenselijk kun je verschillende bladwijzers toevoegen. Wanneer je de rapportage de volgende keer opent, kun je jouw favoriete bladwijzer aanklikken. Hierdoor kun je snel aan de slag met het analyseren van de gewenste data.
3. Weergave van de Power BI dashboards of visuals aanpassen
In sommige gevallen kan het handig zijn om de weergave van jouw rapportage, of een enkele visual, aan te passen. Bijvoorbeeld als je de rapportage in een meeting gebruikt en data wilt bespreken. Het is dan fijn om de rapportage op groot scherm te weergeven, zodat iedereen de inhoud goed kan waarnemen. Power BI service heeft hier diverse opties voor, namelijk:
– De Power BI dashboards weergeven op volledig scherm
Middels deze functie zal de Power BI rapportage het volledige scherm overnemen.
– De rapportage passend maken op de pagina
De rapportage wordt nu zo weergeven, dat de volledige rapportage zichtbaar is op de pagina, en je niet hoeft te scrollen om visuals te weergeven.
– De dashboards passend maken in de breedte
Hierdoor vult de rapportage in de volledige breedte. Nadeel: hierdoor wordt de rapportage (vaak) half afgesneden, waardoor je van boven naar beneden moet scrollen om de dashboards te weergeven. Deze weergave is minder gebruiksvriendelijk.
– De Power BI dashboards weergeven op werkelijk formaat
In Power BI Desktop worden de rapportages ontworpen op een ander formaat dan dat ze weergeven worden in Power BI Service. Wanneer je de rapportages op werkelijk formaat wilt weergeven, kun je dit ook selecteren.
Deze optie bevindt zich naast de optie om een bladwijzer in te stellen. Rechtsboven in de balk.
Bij het aanpassen van de weergave van een enkele visual heb je minder mogelijkheden. Deze kun je namelijk alleen aanpassen naar ‘focusmodus’. De visual wordt dan op het volledige scherm weergeven. Dit kun je instellen door met jouw muis over de header van de visual te bewegen. Daar zie je onderstaand icoontje tevoorschijn komen (geel gemarkeerd). Door hier op te klikken start je de focusmodus.
4. Alle filters in één keer ongedaan maken
Power BI dashboards bevatten vaak verschillende filters om visuals nog meer naar eigen hand te zetten en verder in detail te weergeven. Zo kan er bijvoorbeeld een bepaald artikel geselecteerd worden of een bepaalde medewerker. Wanneer er meerdere filters geselecteerd zijn, is het onhandig en inefficiënt om deze handmatig ongedaan te maken. Om dit efficiënt en snel te kunnen doen, heeft Power BI Service een handige button geïntegreerd waardoor alle filters in één keer ongedaan gemaakt kunnen worden en teruggezet worden naar de weergave die de rapportage had tijdens het publiceren. Om dit toe te passen kun je de gele button rechtsboven in de balk gebruiken met het pijltje erin.
5. Het instellen van een favoriete rapportage of dashboard
Wanneer je meerdere werkruimten of rapportages heeft in Power BI, kan het handig zijn om een rapportage of dashboard als favoriet te markeren. Wanneer je een dashboard markeert als favoriet, zul je deze terugzien op de startpagina wanneer je inlogt in Power BI Service. Hier worden dan enkele tegels uit het dashboard weergeven. Daarnaast zul je favoriete rapportages ook terugzien op de startpagina. Door een dashboard en/of rapportage dus als favoriet te markeren zie je niet alleen snel inzichten door de tegels uit het dashboard, maar kun je ook direct naar dit dashboard of rapportage navigeren.
Naast de weergaven op de startpagina, kun je in de menubalk aan de linkerkant ook klikken op het ster icoontje. Hier vind je alle rapportages en dashboards die je als favoriet gemarkeerd heeft.
6. Gebruiksgegevens (Usage Metrics) bekijken
Power BI kent een enorm fijne functionaliteit om het gebruik van rapportages te analyseren. De metrische gebruiksgegevens, ook wel Usage Metrics genoemd binnen Power BI, geven je inzicht in het gebruik van rapportages door gebruikers. Hierdoor kun je bijvoorbeeld analyseren hoe vaak de rapportage gebruikt wordt, door welke gebruikers de rapportage gebruikt wordt en hoe vaak ze per dag bekeken worden. Hierdoor kun je beter begrijpen wat de impact is van jouw rapportages.
Je kunt dit per rapportage weergeven, maar je kunt ook in een totaaloverzicht zien wat de populairste rapportages binnen jouw organisatie zijn, en welke medewerkers er het vaakst gebruik van maken.
Om dit overzicht te weergeven, klik je op de 3 punten (***) boven in de balk. Hier zie je de optie ‘metrische gegevens over gebruik openen’. Door hier op te klikken open je een nieuwe rapportage, met alle gebruikersgegevens.
Wanneer de rapportage geopend is, zie je hier verschillende pagina’s in terug komen. Zo kun je ‘Report usage’ bekijken met gebruiksgegevens, zoals het aantal (unieke) views, aantal keren dat het rapport geopend is, via welk platform de rapportage het meest bekeken wordt (bijvoorbeeld Teams of Power BI Service), zie je de gebruikers die de rapportage het vaakste gebruiken en de populairste pagina’s.
Naast de gegevens over de gebruikers, kunnen gegevens over de performance niet ontbreken. Zo kun je bijvoorbeeld zien bij ‘Report performance’ hoe lang het duurt voordat de rapportage per device of browser opent.
7. Power BI Desktop analyse app
Het analyseren van jouw Power BI rapportage en/of dashboard doe je waarschijnlijk veelal via Power BI Service, Microsoft Teams of een app op jouw telefoon of tablet. Sinds kort is er ook een app beschikbaar die je kunt downloaden via jouw desktop. Deze app is gratis te downloaden via de Microsoft Store. Deze app kun je bij het opstarten van jouw computer bijvoorbeeld automatisch laten openen, waardoor je direct jouw gewenste rapportage of dashboard kunt bekijken. Hierdoor hoef je niet eerst jouw browser te openen en in te loggen in Power BI.
8. Power BI gebruiken via jouw Apple Watch
Onder het mom van altijd jouw KPI’s bij de hand hebben, is het mogelijk om Power BI te installeren op jouw Apple Watch. Wanneer je de Power BI app op jouw telefoon geïnstalleerd hebt, kun je deze toevoegen aan jouw Apple Watch via ‘Watch’. Wanneer je de app vervolgens via jouw horloge opent, zie je jouw gegevens. Voorwaarde is wel dat je een dashboard hebt om data via jouw Apple Watch te kunnen aflezen.
Heb je vragen over het gebruik van jouw Power BI rapportage of ben je benieuwd naar de mogelijkheden van Microsoft Power BI voor jouw organisatie? Plan vrijblijvend een kennismaking in met een van onze BI specialisten of neem contact met ons op.
Bedrijven op voorsprong brengen door het toepassen van slimme (Microsoft)technologie. Ons doel is om data te transformeren naar bruikbare informatie die de gehele organisatie kan gebruiken en verder kan helpen
Meld je aan voor onze nieuwsbrief.
