Werken bij KPI Solutions

8 handige tips bij het gebruik van uw Power BI rapportage(s)

Power BI is een krachtige BI tool welke oneindig veel mogelijkheden kent om databronnen te koppelen en data geheel naar wens te visualiseren. Het is een tool welke zowel voor ontwikkelaars áls eindgebruikers boordevol mogelijkheden zit. Dit zijn zoveel mogelijkheden, dat u ze wellicht niet allemaal kent. In dit blog hebben we daarom 8 tips samengevoegd, speciaal voor u als eindgebruiker. 

Snelle navigatie

1. Uw rapportage exporteren als PDF

Een van de voordelen van Power BI is natuurlijk dat uw rapportage altijd en overal online te bekijken is, en voorzien is van de meest actuele data. Soms is het echter handig om een rapportage te exporteren als PDF. Bijvoorbeeld om te delen met uw stakeholders. In Power BI Service, de online versie van Power BI, is het mogelijk om uw rapportage (of slechts één enkele pagina) te exporteren als PDF.  Dit doet u door onderstaande stappen te volgen:

1. Open de rapportage in Power BI Service;
2. Klik bovenin de header op ‘exporteren’;
3. Selecteer hier of u de rapportage wilt exporteren met de huidige waarden (met filters) of met de standaard waarden (zonder filters);
4. Kies vervolgens of u enkel één pagina wilt exporteren of de hele rapportage;
5. De rapportage wordt vervolgens geëxporteerd als PDF. 

Indien dit periodiek gedaan dient te worden, zou er middels Power Automate een workflow ingesteld kunnen worden, waardoor er automatisch een PDF gegeneerd wordt en opgeslagen wordt in bijvoorbeeld SharePoint. Onze specialisten kunnen u hierbij ondersteunen. 

power-bi-rapportage-exporteren-als-pdf-bestand

2. Het instellen van bladwijzers

Doordat Power BI rapportages door veel verschillende personen binnen een organisatie gebruikt kunnen worden, creëert iedereen zijn eigen voorkeur van weergave en analyseren. Waar de ene collega het overzicht graag weergeeft per klant of artikel, geeft de andere collega de voorkeur liever aan een weergave per administratie. Door middel van bladwijzers in Power BI kunnen gebruikers hun favoriete weergave opslaan, om deze op een ander moment weer snel te openen. In feite ‘bevriest’ u hiermee alle gewenste filters, zodat u die de volgende keer niet allemaal opnieuw hoeft te selecteren. 

Om een bladwijzer in Power BI in te stellen, klikt u rechtsboven in de balk op het bladwijzer icoontje. 

bladwijzer-instellen-in-power-bi-service

Hier kunt u ervoor kiezen om een ‘persoonlijke bladwijzer’ toe te voegen. Selecteer uw favoriete filters, en sla de bladwijzer op. Indien wenselijk kunt u verschillende bladwijzers toevoegen. Wanneer u de rapportage de volgende keer opent, kunt u uw favoriete bladwijzer aanklikken. Hierdoor kunt u snel aan de slag met het analyseren van de gewenste data. 

3. Weergave van de Power BI rapportage of visual aanpassen

In sommige gevallen kan het handig zijn om de weergave van uw rapportage, of een enkele visual, aan te passen. Bijvoorbeeld als u de rapportage in een meeting gebruikt en data wilt bespreken. Het is dan fijn om de rapportage op groot scherm te weergeven, zodat iedereen de inhoud goed kan waarnemen. Power BI service heeft hier diverse opties voor, namelijk:

– De rapportage weergeven op volledig scherm
Middels deze functie zal de Power BI rapportage het volledige scherm overnemen. 

– De rapportage passend maken op de pagina
De rapportage wordt nu zo weergeven, dat de volledige rapportage zichtbaar is op de pagina, en u niet hoeft te scrollen om visuals te weergeven. 

– De rapportages passend maken in de breedte 
Hierdoor vult de rapportage in de volledige breedte. Nadeel: hierdoor wordt de rapportage (vaak) half afgesneden, waardoor u van boven naar beneden moet scrollen om de rapportage te weergeven. Deze weergave is minder gebruiksvriendelijk. 

– De rapportage weergeven op werkelijk formaat
In Power BI Desktop worden de rapportages ontworpen op een ander formaat dan dat ze weergeven worden in Power BI Service. Wanneer u de rapportages op werkelijk formaat wilt weergeven, kunt u dit ook selecteren.

Deze optie bevindt zich naast de optie om een bladwijzer in te stellen. Rechtsboven in de balk. 

power-bi-formaat-rapportages-wijzigen

Bij het aanpassen van de weergave van een enkele visual heeft u minder mogelijkheden. Deze kunt u namelijk alleen aanpassen naar ‘focusmodus’. De visual wordt dan op het volledige scherm weergeven. Dit kunt u instellen door met uw muis over de header van de visual te bewegen. Daar ziet u onderstaand icoontje tevoorschijn komen (geel gemarkeerd). Door hier op te klikken start u de focusmodus. 

focus-modus-power-bi

4. Alle filters in één keer ongedaan maken

Power BI rapportages bevatten vaak verschillende filters om visuals nog meer naar eigen hand te zetten en verder in detail te weergeven. Zo kan er bijvoorbeeld een bepaald artikel geselecteerd worden of een bepaalde medewerker. Wanneer er meerdere filters geselecteerd zijn, is het onhandig en inefficiënt om deze handmatig ongedaan te maken. Om dit efficiënt en snel te kunnen doen, heeft Power BI Service een handige button geïntegreerd waardoor alle filters in één keer ongedaan gemaakt kunnen worden en teruggezet worden naar de weergave die de rapportage had tijdens het publiceren. Om dit toe te passen kunt u de gele button rechtsboven in de balk gebruiken met het pijltje erin.

reset-button-power-bi

5. Het instellen van een favoriete rapportage of dashboard

Wanneer u meerdere werkruimten of rapportages heeft in Power BI, kan het handig zijn om een rapportage of dashboard als favoriet te markeren. Wanneer u een dashboard markeert als favoriet, zult u deze terugzien op de startpagina wanneer u inlogt in Power BI Service. Hier worden dan enkele tegels uit het dashboard weergeven. Daarnaast zult u favoriete rapportages ook terugzien op de startpagina. Door een dashboard en/of rapportage dus als favoriet te markeren ziet u niet alleen snel inzichten door de tegels uit het dashboard, maar kunt u ook direct naar dit dashboard of rapportage navigeren. 

Naast de weergaven op de startpagina, kunt u in de menubalk aan de linkerkant ook klikken op het ster icoontje. Hier vindt u alle rapportages en dashboards die u als favoriet gemarkeerd heeft. 

favoriete-rapportage-power-bi-service

6. Gebruiksgegevens (Usage Metrics) bekijken

Power BI kent een enorm fijne functionaliteit om het gebruik van rapportages te analyseren. De metrische gebruiksgegevens, ook wel Usage Metrics genoemd binnen Power BI, geven u inzicht in het gebruik van rapportages door gebruikers. Hierdoor kunt u bijvoorbeeld analyseren hoe vaak de rapportage gebruikt wordt, door welke gebruikers de rapportage gebruikt wordt en hoe vaak ze per dag bekeken worden. Hierdoor kunt u beter begrijpen wat de impact is van uw rapportages.

U kunt dit per rapportage weergeven, maar u kunt ook in een totaaloverzicht zien wat de populairste rapportages binnen uw organisatie zijn, en welke medewerkers er het vaakst gebruik van maken. 

Om dit overzicht te weergeven, klikt u op de 3 punten (***) boven in de balk. Hier ziet u de optie ‘metrische gegevens over gebruik openen’. Door hier op te klikken opent u een nieuwe rapportage, met alle gebruikersgegevens. 

metrische-gebruiks-gegevens-power-bi

Wanneer de rapportage geopend is, ziet u hier verschillende pagina’s in terug komen. Zo kunt u ‘Report usage’ bekijken met gebruiksgegevens, zoals het aantal (unieke) views, aantal keren dat het rapport geopend is, via welk platform de rapportage het meest bekeken wordt (bijvoorbeeld Teams of Power BI Service), ziet u de gebruikers die de rapportage het vaakste gebruiken en de populairste pagina’s. 

usage-metrics-gebruiks-gegevens-power-bi

Naast de gegevens over de gebruikers, kunnen gegevens over de performance niet ontbreken. Zo kunt u bijvoorbeeld zien bij ‘Report performance’ hoe lang het duurt voordat de rapportage per device of browser opent. 

report-usage-metrics-power-bi-rapportage

7. Power BI Desktop analyse app

Het analyseren van uw Power BI rapportage en/of dashboard doet u waarschijnlijk veelal via Power BI Service, Microsoft Teams of een app op uw telefoon of tablet. Sinds kort is er ook een app beschikbaar die u kunt downloaden via uw desktop. Deze app is gratis te downloaden via de Microsoft Store. Deze app kunt u bij het opstarten van uw computer bijvoorbeeld automatisch laten openen, waardoor u direct uw gewenste rapportage of dashboard kunt bekijken. Hierdoor hoeft u niet eerst uw browser te openen en in te loggen in Power BI. 

power-bi-app-analyse

8. Power BI gebruiken via uw Apple Watch

Onder het mom van altijd uw KPI’s bij de hand hebben, is het mogelijk om Power BI te installeren op uw Apple Watch. Wanneer u de Power BI app op uw telefoon geïnstalleerd heeft, kunt u deze toevoegen aan uw Apple Watch via ‘Watch’. Wanneer u de app vervolgens via uw horloge opent, ziet u uw gegevens. Voorwaarde is wel dat u een dashboard heeft om data via uw Apple Watch te kunnen aflezen. 

power-bi-rapportage-op-apple-watch

Heeft u vragen over het gebruik van uw Power BI rapportage of bent u benieuwd naar de mogelijkheden van Microsoft Power BI voor uw organisatie? Plan vrijblijvend een kennismaking in met een van onze BI specialisten of neem contact met ons op. 

Over KPI Solutions

Bedrijven op voorsprong brengen door het toepassen van slimme (Microsoft)technologie. Ons doel is om data te transformeren naar bruikbare informatie die de gehele organisatie kan gebruiken en verder kan helpen

Recente posts
Volg ons
Whitepapers
Blogger

Mabel van Altena. Werkzaam als Marketeer binnen KPI Solutions.

marketeer-kpisolutions
Altijd op de hoogte blijven van het laatste nieuws omtrent Business Intelligence?

Meld u dan gratis aan voor onze nieuwsbrief!

De nieuwste blogs automatisch in uw inbox ontvangen?

Meld u dan gratis aan voor onze nieuwsbrief, en ontvang maandelijks de nieuwste artikelen in uw inbox! 

inschrijven-nieuwsbrief

ARE YOU IN?

Als eerste op de hoogte zijn van de laatste tips, tricks en nieuws rondom BI? Meld u dan gratis aan voor onze nieuwsbrief. 

Start direct uw gratis proefperiode

  • Vrijblijvend proberen;
  • De proefperiode loopt automatisch af;
  • U ontvangt direct instructies voor het opstarten;
  • Begeleiding door onze BI specialisten bij het gebruik;
  • Dagelijks support beschikbaar.

Wat zijn de voordelen van datavisualisatie?

Ontdek de mogelijkheden en ga direct zelf aan de slag. Download direct uw whitepaper.

Benieuwd naar de mogelijkheden van Power BI voor uw organisatie?

Plan dan een gratis demo in met één van onze Business Intelligence specialisten. Zij nemen u in circa 30 minuten mee door onze rapportages en laten u vrijblijvend kennis maken met de mogelijkheden van Business Intelligence en Power BI in het bijzonder.